全社員のスケジュールを公開して風通しを良くする

　先日社内の座席の配置で情報共有や情報流通を実現している会社の事例を紹介したが、もうひとつ同様の事例を思い出した。

　ある大企業では、スケジュール管理ソフトの導入の際に以下のルールを設けたそうだ。

• 社長・役員以下全社員のスケジュールは原則として公開・閲覧可能
• 個別のスケジュール内容もプライベートなものほんの一部を除いて公開
• 営業活動や打合せなど外部の顧客に会う場合は、顧客名まで登録

　たったこれだけであるが、この情報を使って同じ会社へ複数の部署から別々にアプローチをするといった無駄をなくし、過去に接触した情報や経緯も調べる手がかりが出来て便利になった。また役員は定期的に取引先と会合などで接触をするがこの情報を公開しておくことで、営業担当側が自分の案件で役員を使いたいときに担当側からアプローチできる手段が生まれ、報・連・相のタイミングが改善されてトップセールスのチャンスが広がったということである。

　スケジュール管理ソフトを導入の際に公開や共有範囲を縦割りに狭めたり社長・役員は対象外とするケース、あるいは登録データの内容のほとんどを非開示扱いにする企業は案外多い。この事例で取りあげた会社では、社長自らが率先して全役員の行動状況を公開することで営業改革を成し遂げたそうである。

＃最もその社長も最初の意図は、部長連中が本当に営業活動を行っているのか、どこに営業活動をしているのかを把握したいというものだったようだが・・・（笑)