使うときのことも考えてファイルを選ぼう

　皆さんこんにちは。キングジムファイリング研究室、ファイリングコンサルタントの野原です。

　今日は、ファイル選びの際に注意していただきたいことについてお話いたします。

【そろそろ長期的な視点でものを見よう】

　先日USTREAMでもお話したのですが、今、ファイル選びの判断基準が値段だけになってきているのではないかと強く感じます。

　ファイルに限らないと思うのですが、モノは買うだけではありません。その後、使うわけです。買うというのは瞬間的ですが、使うと言うのは、物によっても違いますが、一定の期間継続することです。

　安くても機能を兼ね備えていれば良いのですが、綴じられればなんでも同じ、後は値段、みたいな感覚だとしたらそれはいけません。

　ファイリングコンサルタントの目的の一つは、効率を上げたり、ミスを減らしたりすることですが、道具が合っていなければ、目的を達成することはできません。ですから私はこの状況をとても心配しています。

【立たないファイルはロスが増える】

　ファイリングの基本は、立てることです。理由は再度書きますが、「ファイリングは立てることと見つけたり」も併せてご覧いただけば幸いです。

　立たないファイルは寝かせておくしかありません。寝かせて置くと机の上の貴重なスペースをかなり占有されてしまいます。複数あれば並べるわけには行きませんから、積み上げることになります。

　積み上げられたファイルのうち、下にあるものは見えません。見えないので忘れる可能性が高まります。

　取り出すにしても、上にある物をどかさなければなりません。崩れないように上のファイルをどかすには神経を使います。

　使った後はどうでしょう。果たして元の位置に差し込んで戻すでしょうか。たぶん一番上に積むことでしょう。これを繰り返すうち、順番はどんどん変わっていきます。だから、積み上げた山の中のどの辺にあるのか毎度探すことになるのです。

　こういう作業は１度ならまだ良いのですが、毎日となると結構面倒です。面倒だから、積んだ山の中にはあるのに出さずに印刷したりします。面倒だと思いつつも改善せずにもこれを繰り返せば、どんどんロスは積み重なり、やがて見逃せないレベルになっていきます。

【立たないファイルはやめときなさい】

　と言うことで、ファイリングで「立てる」は重要なわけです。例え安くても、「立つ」という機能において劣るファイルは注意が必要です。

　立たないファイルをムリヤリ立てても、どんどん「寝ぐせ」がついてきてイライラするばかりです。

　皆さんには本業があるわけです。雪崩をおこしたファイルを戻したり、ファイルについた「寝ぐせ」を伸ばしている時間はありません。

　例え安くても、立たないファイルはこうした面倒にさいなまれながら使い続けることになります。こういうロスもコストであることは理解いただけると思います。安いファイルと言っても僅かの差です。一方で不便によるロスは人件費ですから、短期間で簡単にひっくり返ってしまうことは想像に難くないでしょう。

　ファイルを立てるだけで、効率は断然上がります。

　立たないファイルは、ボックスなどの補助用具を使って必ず立てましょう。

　今回は立てるだけの話でしたが、それ以外の使い勝手についても、買った後の毎日の利便性を考えれば、ファイル選びの判断基準も変わってくるはず。

　職人は、良い道具を使っています。

　世の中には皆さんの業務を効率的にしようと、工夫を凝らした便利なファイルが色々あります。価格は大切ですが、その後使うことも含めて、総合的に考えるようにしてみてはいかがでしょうか。道具選びもまた、ビジネススキルの一つのだと思います。