５つの質問で仕事の質は上がる
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「一日が終わってみると、何をやっていたのかよくわからない」
「バタバタしているうちに、一日が終わってしまった」
日々の忙しさに流されて仕事をしていると、自分が何をやっているのかもわからなくなる。そんなことはありませんか？
そんな毎日を抜け出して、仕事をサクッと終わらせて帰るために、まず、付せんと、メモ用紙を用意してください。あとは、１日が始まるときや新しい作業に入るまえに、下の「５つの質問」に答えるだけです。
- 何をしようとしているのか？ お客様へのメールを書いていたのに、いつのまにかネットで調べものをしていた。そんな経験はありませんか。気が逸れるのは、いま何をしているのかを意識していないからです。これは「今からこれをやる！」と宣言することで防ぐことができます。私はよく”ふせん”に今からやることをわざわざ書きます。
- どんな結果を期待しているのか？ その仕事でどんな結果をもたらそうとしているのか。どんな反応を引きだしたいのか。企画のゴーがほしいのか。資料を作っているなら、それはどんな場面で使われるのか。「何のために」その仕事をするのかを書いておきましょう。
- 必要なインプットは何か？ 料理研究家の有元葉子さんによると「料理のコツは、必要なものをすべて出しておくこと」だそうです。仕事も同じです。インプットとなる情報、資料、知識など、リストアップして仕事を始めるまえに用意しておく。仕事を始めてから、あれがない、これがないといわないようにしましょう。
- それをどのように使うのか？ 必要なものをリストアップしたら、次はそれを「どのように」使って進めるのかを、箇条書きでいいので書いてみましょう。書いていくうちに、さきほど挙げたインプットでは足りないことに気づくかもしれません。仕事を始めるまえに気づくことができれば、先に用意したり、人に頼んだりすることができます
- どうなれば「できた」といえるのか？ 何をもって、その仕事は終わったといえるのか。報告書を作るなら、どんな項目があって、どんな内容が書かれていればいいのかということです。つまり、出来上がりのイメージをしておくのです。
これらの質問に答えることは、つまりシミュレーションするということです。仕事を始めるまえにいちどシミュレーションすることで、プロセスを経験することができます。考えられていなかったことがわかったり、トラブルや遅れの原因になりそうなことを、事前に知ることができるわけです。
実はこのベースには「プロセス設計」の考え方があります。プロセスを設計するとは、シミュレーションすることなんですね。プロジェクトを始めるまえに、プロセスを設計することで、プロジェクトをいちど経験することができるわけです。
なによりシミュレーションするだけならタダです。やらない手はないではありませんか。
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