計画を立てるときに知っておきたい５つのこと
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人生に計画はつきものです。
私たちは、夏休みの宿題を計画していたときから、計画することには慣れているはずなのに、なかなか計画することがうまくならない。
- 「いつも終盤でバタバタする」
- 「同じようなことでトラブる」
- 「計画通りにいった試しがない」
しかし、それもちょっとしたコツを知っておくだけで、かなり改善されます。プロジェクト管理のセオリーから、いちばん大切な5つのポイントを紹介しましょう。
- わかるところまで書く まだ決まってないことが多いから、もうすこしわかってから計画を立てよう。ついつい、そう考えてしまいますが、逆です。わからないから計画するんです。決まっていないことを、決まっていないとわかることが大事です。すべてがわかったときには、もう終盤になっています。計画はその時点で「わかっているところ」まで書くのポイントです。
- 更新する 計画は一度つくったら終わりではなく、作りつづけるものだと考えましょう。わかるところまで書く。そして、わかったことがあったら書き足す。変更があったら修正する。計画を更新する計画を組み込んでおくと、つくりっぱなしで使われない計画になることを防ぐことができます。
- 期限で管理しない 仕事には必ず期限がありますから、「◯月◯日まで」という期限をベースに管理してしまいがちですが、期限で管理すると、期限から逆算して間に合う日まで手をつけません。夏休みの宿題がいつもギリギリになってしまうのは、「まだ間に合う」「まだ間に合う」と考えるからです。期限ではなく、「この仕事には◯時間かかる」「いま◯時間使った」と時間で管理しましょう。
- バッファと見積りは別で考える 3時間で終わりそうな仕事でも、余裕を見込んで「5時間あったらできる」と上司やお客様に回答するのは構いません。約束には余裕(バッファ)を持ったほうがいいです。しかし、自分のなかではバッファと時間見積りを分けておきましょう。つまり、「3時間（見積り）＋2時間（バッファ）」と考えるのです。まるっと5時間で考えてしまうと、かならず5時間使ってしまいます。あくまでも3時間のつもりでやる。終わらなければ、バッファを消費すればいいのです。
- 残業を前提にしない 残業すればなんとか間に合う。たいていの場合、なんとも間に合いません(笑)なぜなら、想定外のことが起こるからです。残業を前提に計画を立てると、何かあったときにそれを吸収することができなくなってしまいます。残業は最後のバッファとしてとっておきましょう。
これらのポイントは、専門的にいうと「段階的詳細化」「ローリングウェーブ方式」「バッファマネジメント」などと言われます。専門用語で言われると構えてしまいますが、そんなにむずかしいことを言っているわけではないんですね。ぜひ、こういったTIPSを活用して、日々の仕事の質を上げていただければと思います。
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