バッファを隠し持ってはいけない
プロジェクトのバッファの取り扱いに悩むマネジャーは多いようです。 どう扱えばバッファは機能するのでしょうか。
衝撃を減らすバッファ
プロジェクトは不確実なものです。要求は変化するし、見積りにはバラツキがあります。この不確実性に対処するためのアプローチは３つあります。
１）不確実性そのものを減らす
２）徐々に不確実性を減らす
３）衝撃を減らす
の３つのです。
想定外の出来事やトラブル、見積りと実績の乖離など、計画外のことが起きたときのダメージを減らすアプローチが「衝撃を減らす」です。このアプローチがとる方法論の一つが「バッファ」のマネジメントです。
バッファはどう取り扱うのか
バッファの基本的な考え方は、別エントリに書いたのでそれを読んでいただければと思います。ここで議論したいのは、バッファをどのように取り扱うべきかということです。つまり、
「バッファはメンバーに知らせるべきか」
「バッファが誰が管理すべきか」
の２つです。
バッファがあることをメンバーに知らせれば、メンバーがあてにしてしまう。だから、メンバーには知らせない。そういうマネジャーが多いのは事実です。仮に、バッファがあることをオープンにしても、バッファを使うにはマネジャーの許可制にすることがほとんどです。
バッファは「オープン」「本人管理」が基本
私は原則として「バッファはオープン、かつ本人管理」が望ましいと考えています。「メンバーがアテにしてしまう」「本人に管理させれば使い切ってしまう」と思われるかもしれません。しかし、実際にやってみると、そんな事態はあまり起こらないのです。
「オープン、かつ本人管理」がよいと考える理由は３つあります。
（１）メンバーもプロである
（２）クローズされたバッファは人を疲弊させる
（３）人は他人のものなら気前がよいが、自分のものは惜しむ
の３つです。
メンバーもプロである
「バッファをアテにされたら困る」というのは、暗に「メンバーを信頼していない」ということです。メンバーを信頼していないリーダーが、メンバーから信頼されることはありません。後になって「実はバッファを持っていたんだ」と言われることほど、リーダーとしての信頼を失うことはありません。
メンバーもお金をもらっているプロであり、スケジュールや納期に遅れたいと思っている人は誰もいません。みな、納期を守りたい、プロとしての仕事をしたいと思っています。だからこそ、スケジュールにはできるだけ余裕を持ちたいと思うのです。
バッファをオープンにし、本人に管理させることは、「あなたをプロとして認めます」という意思表示であり、「プロとしての仕事を求めます」という要求です。メンバーも、プロとして扱われれば、プロであろうとしてくれます。
クローズされたバッファは人を疲弊させる
マネジャーによっては、バッファがあることをギリギリまで知らせずに、限界まで働かせて、直前になって「実はあと１ヶ月待てる」というような人がいますが、そのときのメンバーの脱力感は計り知れません。
私が昔関わったプロジェクトで、「あと１ヶ月」「あと１ヶ月」と、結局は半年ものバッファがあったプロジェクトがありました。メンバーは「あと１ヶ月頑張れば終わる」そう思って限界ギリギリまでやります。そのギリギリの状態を６ヶ月、続けたわけです。これはメンバーを人間扱いしていないに等しいのです。
納期が伸び伸びになるのが続くと、メンバーは「ほんとに終わりなのか」を疑うようになります。どれぐらい頑張ればいいのかがわからなくなるのです。モチベーションも、マネジャーへの信頼もガタガタになります。
人は他人のものなら気前がよいが、自分のものは惜しむ
バッファをオープンにし、本人に管理させると不思議なことが起こります。メンバーがバッファを使いたがらないのです。
たとえば、期間的なバッファが２週間あったとします。まだスケジュールが遅れているわけではないので、残業する必要はありません。しかし、バッファが本人管理になると「バッファは温存しておきたい」という心理が働いて、「前倒し」で進めようとするのです。
マネジャーがバッファを管理していれば、できるだけバッファをもらおう、使おうとします。しかし、バッファを本人が管理していれば、そのバッファは「自分のもの」なので、できるだけ使いたくないと思うのです。
プロジェクトマネジメントの基盤は「信頼」
そうは言っても、バッファをオープンにし、本人に管理させることは、マネジャーにとってはとても勇気がいることかもしれません。マネジャーの「保険」がなくるわけですから無理もありません。
しかし、プロジェクトの実行主体はマネジャーではありません。マネジャーはあくまで案内役です。メンバーが動かなければプロジェクトは前に進みません。そのメンバーを信頼せずには、よい人間関係を築くことも、成果を出すことはもできません。
プロジェクトの基盤は「信頼」です。信頼があってこそ、プロジェクトマネジメントも機能します。そして「信頼」は、バッファの扱い一つにも出るものなのです。
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