社内メールを減らそう！（ITの世界もECO）

前回もメール活用に触れました。グループウェアの導入や移行の仕事上お客様と接する事も多く、いろんなご意見やご依頼を受けます。

意外とその中で、メールの運用でお困りのお客様が多いと感じます。ハード資源も再度見直しをして、コストセーブをしたいと頭を悩ませているのです。

■困った事ベスト３

１）メールサーバのディスク容量が肥大化し、バックアップ運用が出来なくなる。

２）ローカルPCに引き取られたメールデータの統制が取れないし、メールのログ収集をどこまで、どうすべきかわからない。

３）なんと言ってもスパムメールが排除できない、社内スパムメールも意外と困る。

社外のスパムメール対策以外は、やはり企業ルールの徹底や別ソリューションへの展開で一応対応できると思います。

社内のスパムが困るのは送信者は悪気がない事ですね、しかも携帯まで転送されると更にやっかいです。コミュニケーションモラルって言うべきか？社内のＩＴ活用において、一定のエチケットは守るべきだと思います。企業としてルールまでにしなくても常識として、何かメールの”お作法”を打ち出すといいかもしれません。

■対応手段

１）一人当たりのメールの制限、サーバ側で容量に関するメッセージ配布は必要

２）件名、Ｔｏ,ｃｃ,ｂｃｃの使い方などのエチケット教育は意外と効果大！

３）ビジネスチャットやＳＮＳなどのソリューション展開でショートメール等を減らす

４）メールフィルタリングやログ収集ソリューションでの統制

５）クライアントＰＣのバックアップソリューションの展開。但し、ソフトが常駐している為に遅くなったような感触を受ける。（ＮＡＳやＳＡＮなどのストアー先が鍵！）

■バックアップもオンラインバックアップなど利便性を高めると、実はオフラインでサービスを停止してバックアップするのと、比べ１０倍程度遅くなるケースもあるので要注意です。１０時間バックアップにかかるようだと、何時のバックアップなのか？解らないですよね。

メールログもこの頃メールのフィルタリングと含めて内部統制の観点で重要視されています。しかし”原本保存”までを意識するとこれが意外と、それに見合ったソリューションが少なく感じます。しかも、”数年分のメールログをどうやって解析するんだよ？”って言うぐらいログ取得後、リストアーして何か監査する時の検索機能はあまり充実していません。

最後にそれならメールを”IBM Lotus Notes/Domino”にして、ＴＩＶＯＬＩでクライアントバックアップをしたらとちょっと宣伝を・・・・