欠勤・遅刻の連絡メールの書き方（お作法）

体調がすぐれず、等なんらか事情あって仕事を遅刻したり欠勤したりしたいとき、その人は会社や上司に向けて連絡をしなければなりません。

私も今以上に若輩なときにたくさん（？）連絡を経験しましたし、上司先輩の立場が次第に強くなってからは「連絡をいただく」経験も多くなりました。変な話、この「連絡」行為って、結構その（遅刻欠勤する）人の性格とか行動様式を如実に映し出す気がしています。

両方の立場でのこれまでの経験から、マナーについて思うことを今日は書きます。

＜やらない方がいいこと＞

・架電連絡できる状態でも事情説明を頑張りすぎない（無理はしない）

・メールする場合くどくどと理由や状況を書かない（そんな元気あるなら遅刻でいいから来いって言われる）

・LINE等SNSは極力避ける（会社で連絡手段として許可されているならOK）

・絵文字とかアスキーアートを使わない（論外）

＜心がけた方が良いこと＞

・簡潔に状況の悪さ、今日の過ごし方どうしたいか（遅刻の程度や欠勤はいつまでか）を連絡

・だからといって、挨拶文等最低限の礼儀を表現する

・（体調不良とはいえ）できる限りの短文でどれだけ適切に自分のメッセージをしっかり伝えられるかの鍛錬と思うこと

受け取り手にとっては、「遅刻・欠勤されてしまう」ダメージをどう他のメンバーでカバーするかを考えなければならないわけだから、背景や現状説明をくどくどされる必要性はその時点でないのです。むしろ効率とか合理性をより追求しないといけないわけだから、「いつからいつまで来れないのか」が重要です。その次が確かに「理由」で、病状等状況次第で上司先輩はお見舞いとか別方向への連絡相談とかが発生する可能性がある。本当に重病だったり重症だったりしたらまずいですから。しかし、リスク管理の観点からいうと現場へのダメージ代替・軽減が最優先ではあります。

最後にちょっとせこいことを書いてしまうのですが、重病だろうが仮病だろうが「遅刻したい／休みたい」って決意してしまったスタッフに無理やり出社させたところでパフォーマンスは高いわけもないし、さっさと受け入れて「穴をいかに埋めるか」「翌日以降に復帰が延びてしまった場合の代替案」「本当に重大な傷病だったときにそれが会社の責任があるものなのか」を検討することが大事だし、それ自体計画外の仕事なんでさっさと片付けてしまいたいわけです。

よって、こういうことの「連絡は簡潔」であるべき。冗長に理論武装すればするほど、嘘っぽくなるし、メッセージの信頼性は失われていきます。こういうときにまさに、普段から磨いているはずのメッセージ力が問われるわけです。

※もっと言えば、こういうときに相手方に素直に信じてもらえるだけの関係構築ができているかも。。。