オルタナティブ・ブログ > トラパパ@TORAPAPA >

IT、特にコンサルに携わる方々を癒すメッセージを、ついでに趣味のダーツ話も交えて・・

未読メールを3営業日放っておいて何とも思わない管理職は問題だ。

»

 

最近は自分が現場に出ているため内容が変わってきたが、とにかく1日平均で200通くらいのメールをさばいていると思う。

 

会社メール(弊社)

 

プロジェクトメール(クライアント先)

 

プライベートメール(自宅PC

 

携帯メール

 

(注)スパムメール除く

 

 

 

まともに200通のメールに向き合ってしまうと、かなりの「超速」で処理したとしても、メールの処理自体で1時間くらいかかる。基本終業時間の約12.5%ってことだ。

 

 

 

30通(30秒/件)・・・きちんと読む必要があるもの

 

50通(5秒/件)・・・斜め読みで済むもの

 

50通(2秒/件)・・・パッと見、プレビューレベルでいい(と思われる)もの

 

20通(30秒/件)・・・こちらから発信、返信するメッセージ(転送含め簡単なもの)

 

20通(60秒/件)・・・こちらから発信、返信するメッセージ(丁寧に出すべきもの)

 

 

 

以上経験則でしかも最速処理記録の場合。

 

も200ベース計算上30は「対応できない(時間不足)もの未処理ってまう。

 

 

 

現場にあまり出ない前職の役員職の場合はメールを3時間くらいいじってた気がする(苦笑)。今思えば本当に生産的じゃない話で、もっと現場に出て優先対象を絞っても良かったのかも知れない。とはいえその広範囲なコミュニケーションの継続は、結果私の今の新規事業に役立っているから、皮肉なことかもしれない。

 

いずれにしても30通に入ったメールの送り主には不幸な話だ。重要メールプレビュ放置プレイ何日重大可能性があ自分が送り主の立場で考えると、、そんなことは困るわけで、毎日REMINDERを送るだろう。

 

 

 

それでも、仮に30/200通に入って且つ3日間放置プレイになる確率は、計算上、15%3乗のはず(合ってるかな・・・笑)だから、0.3%強に過ぎないが、「読まれない+プレビューされたが放置」で計算すると初日放置プレイ確率は40%にもなるので、3日間でも6%強。もし相手が「読まれない+プレビューor斜め読みですら放置」する可能性がある場合、理論上65%×65%×65%27%強となる。つまり、相手が悪気はなく超多忙の中で「わかっているけどどうしてもレスできない」状態が3日間続く可能性は、結構高いわけです。

 

 

 

その管理職自体の問題もあるだろうけど、そういう状況に追い込んでしまっている、企業、組織、プロジェクトの環境側要因だって、無視できない。毎回ではないが、こういう状況が結果として重大なコミュニケーションミスの多発につながっているような場合は、コンサルタントの役目として、その事態の改善は1つの重要テーマとなる。

 

 

 

そして自身の行動様式という意味で、多忙な相手が15%/日のメールをやむなくスルーする人なのか、40%/日か65%/日もスルーしてしまうリスクある状況(もしくは性格)なのかは、1つの重要分析スキルであって、特にプロジェクト参画序盤では、1か月以内にこれを観察して判断し、その上で適切な対応をしいくことになるので、いつも注意している。

 

 

 

さらには、この理論・統計上の分類以上に細かい事情や特性によって、もっと偏ったメール未処理リスクがある場合は、本当に大変である。まあそう言う私も先週1営業日半、別件でクライアント先からお休みいただいたが、未読メールの山に週末驚き、そして今朝から処理に追われている。明朝を未処理残ありで迎えてしまったら、私も「3営業日連続放置プレイ」の悪しき前例の一人になるのだから・・・苦笑

 

 

 

Comment(0)

コメント

コメントを投稿する