eメールの洪水を効果的に緩和する方法？

吉川さんのエントリを拝読しながら、自分の現在にあてはめて工夫を案出ししてみようかなと・・・^^;

（吉川さん、経験ソースの思いつきエントリでゴメンナサイ）

まず、マネジメントの視点から、経験則で圧倒的によくTRYするのは、

１．CCの徹底的禁止

これは、結構効果あります。ルールにすると少々乱暴ではありますが、実態として、かなり効率あがります。

「CCで来たメールは読まないから」

「CC指定は二人まで」

みたいなことを昔徹底してみたところ、ほんとにメールが減りました。量も処理時間も。

それでも仕事効率は落ちなかったと思います。結局メールができなきゃ電話も口頭もあるでしょう、という話ですから。

それから、作業者というか当事者個々の意識改革的テーマであれば、下記ですねえ。

２．「タイトル＝主文」メールへの挑戦

とにかくメールが短いことが効率化への道。私も「丁寧」主義なのでついつい長文になりがちなのですが・・・効率だけを主眼におけば、「1行メール」じゃないですが、とにかく短文が一番ですね。

よく周囲にアドバイスしていたのは、タイトルで目的なり結論なり主文がすでにわかるようにすること、プラス、プレビューされる程度の序盤の文章ですべての補足が事足りるように努力する、ということでしょうか。常に短文で済むかどうかはわからないわけですが、それなら短文レベルからあふれる分は「詳細資料」「補足説明」「検討経緯」とか、適当な添付ファイル化して、相手に印刷させてしまうのもアリではないかと。・・・ペーパーレス文化には逆行していますが（笑）。

３．複数宛先からの類似メールを避けるため共通メッセージを口頭で済ませておく

これも自分はよく励行しています。

そのままにしておくと多数の相手から似た相談や連絡が来そうな状態のとき、口頭で各自にそれぞれメールしないで済むようなレベルまで解決にもっていってあげます。そうしておくとメールする必要性がなくなるので、当事者が10名いれば10通メールが来なくて済むわけです。

体験談として、作業依頼をメールでやると、大抵の場合、完結するまで以降のやりとりもほとんどメールで行われるような気がします。しかしトリガーを口頭で弾くと、不思議とメールがあまり活用されません。対面で始まった作業は（私が不在でメールしないと相談できない事情ができれば話は別ですが）そのまま口頭ベースで作業報告も相談もなされていくような感じです。

なので、口頭指示・伝達が効率的な場合はあえてメールを避けてやりとりしていくようにしています。

そして・・・とはいっても勝手にじゃんじゃん来てしまう大量のメールに悩んだら・・・

４．思い切って堂々と「読まない」でスルーする！

もうね、ひとたびメールを未処理でほうっておくと、一日で250通くらい翌日朝にたまっていたりするわけで・・・涙

だから・・・がっかりするような状況になったら、どこかでふんぎりつけて、「読まない」決断をする以外ない気がします。

よくみると同じメッセージがREMINDされていることがあるので、まずは送信者でソートしてそういうメッセージを削る。

次に、期限切れメッセージを削る。厳密に言えば期限切れは今さらバックアップできないだろうから見てない／レスできなかった自分も悪いが、今さらじたばたしてもしょうがないから「ゴメンナサイ」してしまうのです。

ちなみに「削る」とは物理削除ではなく論理削除です。

私の場合、もしものときの過労証明（爆）のために、どんなメールも消さないでローカルフォルダに積み重ねています。それに、上述の「スル―した」メールも、未読のまま平然とフォルダに分類・整理していくことで、そのカテゴリー内に未読履歴も残っていくし、仮に重要なメールだったとしてREMINDされた場合にそこから過去に遡及して以前と同じメッセージなのかどうか、オリジナルメッセージの確認ができますから。

確かに私も平均200通のメールをさばいているようです（送受信合計）が、継続的に工夫しないととにかくメールをさばくためにすごい時間がかかります。まじめに2時間くらいはかかってしまう・・・となると、本質的な解決策は、やはり、本質的に意味のあるやりとりだけを、且つメールにした方が効率的なメッセージだけをメールで行うことでしょう。

だからといっていつでも主文のみで挨拶も御礼もないというのは興醒めだし時としてマナー違反にもなりかねません。

ですが、効率を犠牲にするのはお互い限度もありますから、徹底的に文字を少なくする（中で伝えたいメッセージがマナー付きで充分に盛り込まれている）習慣が大事ですね。