Google Spreadsheetsを使わないのはもったいない

Google Spreadsheets(グーグルスプレッドシート。以下、Spreadsheets)は、Googleが提供しているWebベースの表計算アプリケーションです。一言で言うと「GoogleのExcel」です。こう言い切ってしまうと、「自分はExcelを持っているから必要ない」「Webベースだと入力が遅いのでは」「Excelで使っている機能がない」という声が聞こえてきそうです。正直なところ、先日まで私もそうでした。

しかし、SpreadsheetsはExcelにはない大きな特長があります。それは「スプレッドシートを複数のユーザで共有して同時に編集できる」ことです。

例えば、東京と大阪に営業所がある会社が、週に一度、予算・実績管理の全体営業会議をすることを考えます。

各営業担当が自分の売上目標と実績をExcelファイルで持ち歩いて、自分の分のデータを日々更新しているというやり方はありがちです。

この場合、営業会議の前に全員のファイルを集めて、営業所単位で1つにまとめる作業が必要になるでしょう。複数のExcelファイルのマージは、どれが最新なのかを気にしながらの作業になると思います。

Excelを使っている限り、関係者全員がバラバラにデータを更新して、かつ最新の情報を共有することは難しいです。

これがSpreadsheetsを使うと、あっさりできてしまいます。東京と大阪で同時に同じシートを開いて、リアルタイムで数字を変えていことに何の問題もありません。それぞれ自分が修正したいセルへカーソルを移動して、数字を入力しなおすだけです。最新のデータはすぐに他の人の画面に反映されます。まるで1台のパソコンをみんなで囲んで見ているようです。

最終的に完成したシートはそのままクラウド上に置いておいて、各営業担当が日々のデータを更新していくことができます。Googleアプリケーションは、インターネットからアクセスできれば営業所、出先、自宅などどこからでもアクセスして、データを更新できます。

さらにネットワークに繋がらない時のために、シートをエクセル形式でダウンロードして持ち歩くことが可能です。

これだけできて、利用料金は無料または1ユーザ年間6,000円です。業務上、手元でエクセルを使う必要がある人以外は、もうGoogle Spreadsheetsで十分なのではないでしょうか。

私はGoogle Street ViewやGoogle Bookなど、Googleの姿勢に賛同できない部分を感じます。でもGoogle Spreadsheetsがあまりに便利なので、「長いGoogleには巻かれろ」な方向へ押し流されつつある今日この頃です。