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簡単そうで意外と細かい手順と心配りが必要な「事務局」。ビジネスセミナー、周年パーティ、小規模勉強会からPTAイベントまで、事務局の現場から、企画からスムーズな運営、場づくりの失敗と成功を紹介します。

セミナー会場を選ぶポイント

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イベントの演出で大切な要素のひとつは「場所=会場」。
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セミナーもイベントのひとつとして、会場選びは気を配ります。ビジネスセミナーの対象はビジネスパーソンなので、駅から近く、清潔感があり、落ち着いた雰囲気の会場を選びます。費用をおさえるために安っぽくてみすぼらしい会場で開催してしまうと、本来の目的であるブランディングや販売促進の効果が薄れてしまいます。

会場選びのチェックポイント

1.会場の収容人数

最初の選ぶ基準は収容人数です。セミナーを企画したときの目標とする人数に合わせて会場を選びます。歩留まりといわれる参加率は有料セミナーと無料セミナーで異なります。有料の場合は9割、無料の場合は5~7割なので、それをふまえた上で会場の広さを決めます。ただし、テーマによりこの割合は変わってきます。

収容人数に記載されている「シアター形式」と「スクール形式」。シアター形式は机が無く椅子のみ、スクール形式は椅子と机があるレイアウトなので、シアター形式のほうが人数は多く入ります。予定していた人数よりも申し込みが上回った場合、スクール形式からシアター形式に変更 するという対応が可能な会場もあります。

2.アクセス

ビジネスセミナーは、業務時間に参加するビジネスパーソンがほとんどなので、なるべく交通の便の良いところを選びます。地方からの参加者が多くなりそうな場合は、東京駅や品川駅近辺が便利です。

3.プロジェクター

会場の大きさに合っている、なるべく大きめで明るいプロジェクターを準備している会場を選びます。

4.ネット環境

講演者がWebサイトを紹介したりUstでセミナーの様子を配信するケースもあるので、インターネットがどのように利用できるか確認します。LANケーブルで接続するのか、無線LANが使えるのかどうか。無線LANが開放されているのであれば、会場参加者にアナウンスすることも可能です。

また、最近ではセミナーをtwitterでレポートしてもらうケースも増えています。もしハッシュタグを提示して参加者に積極的にツイートしてもらう場合は、携帯電話がつながるかどうか(特にソフトバンク)も確認しておきます。

5.内装・外装

清潔感があり、落ち着いた会場を選びます。会場はきれいでも、ビル自体がぼろぼろだと入ってくる時に参加者が不安になるので、外観もなるべくきちんとしたところがよいでしょう。

必須ではないのですが、あると良いのが「高い天井」と「広いロビー」。天井が高いと圧迫感が和らぎますし、プロジェクタも見やすくなります。また、ロビーやホワイエが広いと、休憩時間に参加者が気分転換しやすいですし、コーヒーを出したり、商品やサービスの個別相談の対応などもしやすくなります。

6.会場の探し方

この数年で、貸会議室が増えるとともに、会議室の情報を掲載するポータルサイトも増えているので、それらを利用すると便利です。

貸会議室のポータルサイト

会議室.com
TKP貸会議室ネット

料金例

100~135名規模のセミナー会場の費用を比べてみました。会場によってプロジェクタやマイクなどの基本備品を費用に入れている場合と、入れていない場合があります。入っていない場合は別途として括弧内に記載しました。(スクール形式)

野村コンファレンスプラザ日本橋
 135名 13:00~17:00 221,000円
 (別途、プロジェクタ費用 42000円)
住友不動産ベルサール神田
 126名 13:00~17:00 207,900円
T'sフラッグ渋谷
 107名 13:00~17:00  96600円
TKP品川カンファレンスセンター
 113名 13:00~17:00 120000円
 (別途、プロジェクタ費用 21000円)
東京ステーションコンファレンス
 132名 9:00~18:00 466000円
 (別途 プロジェクタ費用 40000円)

*2011年3月1日時点


会場の確認事項

・会場レイアウト
・クローク
・講師のステージ
・司会台
・スクリーン・プロジェクタ
・インターネット環境
・携帯電話の接続状況
・音響設備
・BGM(会場で有線放送を利用できる場合もあります)
・各種回線(延長コード、LANケーブル、プロジェクタへのコネクタなど)
・受付看板
・マイクの本数と種類(ワイヤレス、有線)
・プレゼンのPCを設置する場所
・レーザーポインター
・事前送付物の受け取り、送付方法
・ケータリング(水、コーヒー)
・喫煙所の場所
・トイレの場所
・照明
・空調

貸会議室を使わない、という選択

会場の費用はセミナー全体の費用の中でも大きなシェアを占めます。そこで、自社の会議室を使えないかどうか、パートナー企業の会議室を使わせてもらえないかどうか、オフィスが入っているビルの会議室や、所属している団体の会議室を安く利用できないか、なども調べてみましょう。それらを利用できるのであればコストの大幅な削減につながります。

会場が確定したら、事前に下見をします。会場とプロジェクタとのバランスや、照明を調整する場所、机や椅子、受付の配置などを確認します。特にIT系のセミナーではインターネット環境の確認は必須です。

また会場の担当者の方と顔合わせをして、何かあったらすぐに確認をとりやすい関係性を築いておきます。



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