貴社に、電子メール取扱規定はありますか？

会社の電話が鳴る。「XXさんお願いします」。「XXは先月で退職いたしましたが、、」。「そうですか、、ではどなたでもいいのですが、YYの件お見積いただきたいのですが」。「ありがとうございます。新しい担当に代わりますので、少々お待ちください」。
電話ならこうなるが、メールだと、まず客がXXさん宛てにメールを出す。もしまだメールアカウントが残っているとメールが届く。しかしXXさんが見ることはない。客はいつまでも返事が来ないので、諦めて別なところに頼んでしまう。これが最悪のシナリオ。退職と同時にメールアカウントを閉じればエラーになるので、客が変だと思って電話する。これが、まあまあ。XXさんのメールアカウントをしばらく残しておいて、上司がしばらくチェックをし、必要に応じて対応する。これがベスト。
こういったケースを含むメール全般の取り扱いについて、規定を定めている会社がどれほどあるだろうか。電話は衆目の中で行うのでマナー教育程度で済むが、メールはそうはいかない。メールでの発言は裁判の証拠にもなる。メールは「規制」するのではなく「規定」を作って教育すべきだと思う。これは情報システム部門の役割ではなく総務部門の役割だ。
昔「月刊総務」でOA特集号を出したとき、総務の役割について書いた。その中で、郵便の取扱は総務の管轄なのに、IT（電子メール）が絡むとシステム部門が担当している。これはおかしい、総務が所管すべきだと。あれから２０年ほど経っているが、企業の電子メールの取扱については、細心の注意が必要であることは今でも変わっていないと思う。