ミーティングで発言をする人としない人

今日は週初めということで、ミーティングが続きましたが、定例ミーティングは不思議なことに発言する人としない人で綺麗に分かれます。例えば、会社全体のリーダーミーティングに相当するものを10名くらいで毎週行っていますが、毎回活発に発言するのは3名程度で、他の参加者は指名されれば話す、という感じです。

今日はこの件に関しても議論してみました。
・議論の進行スピードが速すぎるために、議論になれていない人は発言をするタイミングをつかみにくい
・なんとなく発言しにくい雰囲気があるのでは？下手な発言をすると突っ込まれるとか
・議題はできるだけ事前に予告しておくように、となっているので、他の議題を出しにくい？
などの意見が出ましたが、確かに発言するタイミングというのは慣れないと難しいという面はあるかも知れません。発言に慣れている人は、前の人が話している最中から「次は私が喋りたい」オーラを発していて、話が途切れるかどうかというタイミングでもう自分の話を始めています。のんびり話の切れ目を待っているといつまでたっても自分の順番が来ないというのは実際にあることでしょう。

それなら、いっそうのこと、毎回私が行っている司会進行役を、発言が少ない人に任せてみてはどうか、という意見も出ましたので、来週からやってみようということになりました。

私からすると、話す隙間がないから話せないというのは、ないとはいいませんが、その一方で無言の間も結構あるわけで、発言するかどうかは本当は本人に気持ち次第と思っています。

「男は無口な方がいい」ともいいますが、まあ、普段は細かいことにうるさいのは嫌というのは私も同感です。しかし、ミーティングは議論するために開催するわけで、そこで無口にしていては参加する意味が半減してしまうと思います。

社内で発言できない人が、お客さんを前にして提案やアピールができるとは考えにくいものです。もちろん、コミュニケーションの基本は「聞くこと」ですが、ただ最初から終わりまで聞いているだけでは駄目で、聞いた上で自分なりの提案をできる必要はあるわけです。

カーネギーの本に、「相手に好かれたければ、相手に関心を示すことだ」と書いてありました。例えば前回議題になったことを、ミーティングの後に相談したり、あるいは次回に「あの件を深く考えてみたらこう思うようになった」という感じに関心を示すと、議題を出してくれた人はうれしいものです。お客さんとのコミュニケーションでも同じで、せっかくあって話ができたのに、何のフォローもしないようでは深い関係にはなれません。

そういうわけで、司会進行役を、議論が苦手な人に経験してもらうことで、その人自身も議題について考えるきっかけになりますし、そもそも議論が盛り上がらないときに進行役としてどれだけ気を揉むかなどを経験すれば、自分が参加する立場の時にももう少し積極的になることも期待しています。

ミーティングは単に事実を報告しあうだけでは意味がありません。それなら資料を回せばいい話です。せっかく集まるからには、議論をすることで自分自身では思いつかなかった発想に気付いたり、新たな展開が期待できるのです。発言してくれることにより、その人がどういうことに興味があるか、どういう考えで行動しているかなども把握しやすくなり、コミュニケーションがやりやすくなるというメリットもあります。

受け身から参加へ、ちょっとした心がけで変わることができます。それを続けることで自分自身の印象も変えていけるものなのです。私が子供の頃、いじめられっ子で引っ込み思案で、おどおどビクビクしていたというのは、自分で変えたいと思い続けて変えてきました。自分で自分を決めつけてはもったいないのです。