「文書」に関するワークフローと各工程での着眼点

» 2013/07/18

こんにちは。本職・文書作成能力向上トレーナーの開米です。

「わかりやすい報告書や説明書が書ける」ようにするためのトレーニングが私の本業なので、いろいろな会社で「うまく書けない悩み」を聞きます。

しかしその「書けない悩み」もいろいろと多様なんですよね。

ただ、多様だ多様だ、とばかり言っていても進歩がないので、文書化能力研修を始めて10年経ったこのタイミングでちょっと整理してみるか、と考えました。

そうしてできあがったのがこんなチャートです。



「ある状況」においてなんらかの事件が起きたとき、
だれかがそれをまとめた「文書」を作ることでしょう。
それを読んで「理解」したうえで、
じゃあどうするか、という「方針」を立てて、
整理して「提案」として訴えることで
具体的な「行動」につながる、
・・・と、こういう形で仕事は進んでいくわけです。

最後の「行動」につながらないと仕事は進みません。
「口頭の説明」や「なんとなく思いつくまま書いた文書」だけで「行動」まで起こせるならそれでいいのですが、諸事万端フクザツな世の中、なかなかそうはいかず、「わかりやすい文書」が必要になる機会が増えています。

じゃあ、「わかりやすい文書」を書くためにいったいどういうところに気を使うべきなのだろうか・・・について、全体像が見えるようにするために、「ある状況」から「行動」までの過程の各所に関連するキーワードをつけていったのが上記のチャートです。

この話は長くなるのでシリーズ化します。基本的に、私が企業研修でやっている内容です。
気になるところがあれば質問してくれればそれを先に書きますので、ご遠慮なくどうぞ(^_^)/

では、また会いましょう。