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指示を正確に伝える難しさ

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仕事などでの指示を含めて、他人に内容を伝えることは難しいことです。異なる会社や異なる文化ではもちろんですが、同じ会社(同じ文化)であってもきちんと伝わらないことが良く発生します。

内容が伝わらない原因としては、

  • 明確な言葉に置き換えられていない(そもそも不明瞭)
  • 行間を持って伝えている(断片的)
  • 聴く側の解釈が異なっている(考え・解釈の違い)

といったことが考えられます。この”伝わらない”と言う状態を100%回避することは困難ですが、多少でも良い状態にする必要があります。

いろいろな本にいろいろなことが書かれていますが、私個人としては

  1. ”指示、伝達内容は文書で書いてから口頭で伝える”または”口頭で伝えたことを文書で再度書いて伝える”
  2. 自分がその指示を受けたときに行う作業段取りを考え、段取りどおりに指示を修正して整理して伝達する

といったことをよく行います。とても時間がかかるので、社内ではとてもできませんが、たくさんの会社が関わる仕事であったり、重要な判断のための準備作業などの時には、常に口頭でのお話の上で、確認の文書で指示を出すという段取りを踏みます。

しかし、それでも伝達内容の誤解釈が軽減されるのは一部であり、まだまだきちんと伝える域には達していません。特に”文化の違いによって解釈が変わること”、そもそも”言葉の意味が違うこと”、さらには”解釈に基づき行間を追加されてしまうこと”に悩む最近です。

特にプロジェクトでは、この指示方法を少しずつでも改善することが、効率アップの秘訣だとも思いますので、もっとよい方法がないか、自ら文書力の向上も含め日夜模索しています。皆様の工夫などありましたら教えてください。

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