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合意内容を確認する文書の大切さ

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お客さまに対面する様々な局面で合意される事項、確認された事項が沢山うまれます。その場合には確認の文書が非常に重要な意味を持ちます。一般的には、今後の作業範囲や仕事の内容、さらには要件を確認するなど、どちらかと言えば将来にわたって不利益をこうむらないために文書が大切だと考えるパターンが多いですが、文書の大切さは実は理解や解釈の確認にあると思います。

お互いに文書や書面だけでやり取りをしたとしても、お互いの解釈は異なることもありますし、打合せの場合などでは何度言葉で確認しても、所詮人間ですので自分の考えている視点から都合のよい方向に解釈をしがちです。

契約や最終化などにかかわらない場面でも、議事録だけでなくその場で合意したの見做される内容で資料、文書を起こして確認を入れるという一手間は非常に大きな意味を持ちます。会議で議事録をきちんと書くことが出来ない人も増えていますが、その一方で会議の後に資料を修正加筆し内容の確認を行う人はさらに希少になっています(その前に打合せ等にきちんと準備ができていないことのほうが多いのかもしれませんが)。打合せや会議の方法だけでなく、準備として行うこと、そしてその後何を持ってどのように確認を行うか、打合せの段取りの能力だけでなく、文書を利用してきちんと確認する手順は複雑となる一方の仕事を確実に行うための大事な手段になると思います。

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