【年賀状】名刺は五十音順で整理しない

早いもので2011年最後の月になりました。そろそろ年賀状の準備が気になる頃です。

仕事関係の年賀状で宛先を書く時に必要になるのが、住所や肩書きが書かれている名刺です。読者の皆様は、受け取った名刺の管理をどのようになさっているでしょうか。

会社にお勤めの方は、取引先の会社名の五十音順に分けておく方法が、一般的かと思います。私が会社勤めをしている時は、このやり方で整理していました。独立した後もこのやり方を続けていたのですが、だんだんと限界を感じてきました。

複数のプロジェクトに関係するうちに、相互に全く関係がないお客様のグループができていきます。中にはプロジェクトが終わって、残念ながら一期一会で終わってしまうお付き合いがあります。

また、オープンソースソフトウェアの勉強会に参加するようになると、勤務先の会社の肩書きではなく個人の名前でお付き合いする方が増えてきました。名刺を探す時にその人の会社名が思い浮かばないことが、多くなってきました。

いろいろ試行錯誤した結果、私は以下のように管理しています。

1.名刺は「どこで会ったか」別に分ける

「○○プロジェクト」や「△△勉強会」などの見出しをつくって、名刺をグループ分けします。

2.最近会った順にする

1つのグループ内は、五十音順ではなく直近に会った人を常に手前にして並べます。こうしておくことで、頻繁に関係する人の名刺は探しやすくなります。また、残念ながらご縁がなくなった方の名刺は、後ろの方に溜まっていきます。この方法は本で読んだ書類の整理ノウハウを真似てみました。

3.名刺箱がいっぱいになったら整理する

名刺箱に入りきらなくなった時は、完了して日が経ったプロジェクトや、名刺交換しただけで終わってしまった方の名刺を、別の保管場所に移動します。すぐに廃棄しないのは、なにかの時に必要になるかもしれないという理由です。実際のところ、後で必要になったということはないのですが。

これは私のやり方に過ぎませんが、ご参考になれば幸いです。