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簡単そうで意外と細かい手順と心配りが必要な「事務局」。ビジネスセミナー、周年パーティ、小規模勉強会からPTAイベントまで、事務局の現場から、企画からスムーズな運営、場づくりの失敗と成功を紹介します。

セミナー講師の探し方

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セミナーの企画を大きく左右するのが講師、スピーカー、パネリスト、モデレーター、登壇者、つまり話す人です。セミナー前においては講師の知名度は集客に影響しますし、セミナー当日は企画・構成そのものに影響します。

講師はどこにいる?

どのように講師を見つけるのか?とよく聞かれますが、それは常に探しているからです。そして身近にいるのです。

答えになっていないようですが「意識しておく」ということです。バラエティ番組の構成をする知人の放送作家 山名和宏さんと、どのように面白い企画を考えるのかという話をしたとき、日常の何気ないことを見過ごさずに「おもしろいこと」として日々いかにストックしているかが大切と話していました。

私の場合はWeb、IT系のセミナーを企画することが多いので、その分野の記事やニュースを読んだり、セミナー、イベントに参加しながら、「良い講師いないかな」と常に意識しています。ちなみに私が良いな、と思う基準は「スペシャリストである、オープンである、自分も成長し・相手も成長するのをみるのが好き、人柄が良い、情熱的、誠実、存在感がある、他の人に気づきを与える、話しが面白い」などなど。

セミナーのテーマが絞られたら、さらに関連情報を一気に調べて他に良い人がいないかどうか探します。最終的に企画をつめる段階になったら、蓄積してきた講師候補リストと新しい講師候補をあわせて、講師の構成を考えていきます。

例えば、3月2日にopnlabで郵政のWebマスターの方が登壇する勉強会「日本郵政が仕掛けるコミュニケーション最前線」を開催します。

この講師の郵便事業株式会社 国内営業統括本部 切手・葉書部 eコマース室兼務 商品開発担当 課長 西村 哲さん、全く面識はなかったのですが、Web関係の人は常にさがしているので、今年1月に入って何気なく読んだ記事「ツイッターと連携、2か月で1億PVの特設サイト」をきっかけに、勉強会のスピーカーになってほしいと依頼。承諾していただきました。

実際に会ってみると「郵便事業株式会社」と固そうな組織に所属しているにも関わらず、柔軟で発想豊かで、確かにユニークな仕掛けをしていきそうな人でした。

ちなみに、オフィスをシェアしているネットワークコミュニケーションズの岡田さんからは講師探しをしているときは、ハンターのような目をしている、と言われます。・・・そんな?

たまに開催するセミナーの場合

ただし、大概の人は常にセミナーのことを考えているのではなく、他の業務をしながらセミナーの企画をすることがほとんどですので、セミナーの開催が決まったら、
・セミナー
・記事(Web、雑誌、新聞など)
・書籍
などから情報収集します。

セミナーは実際に参加すると、講演者の話し方もわかるので一番良いのですが、プログラムを調べるだけでも良い講師リストを洗い出すことができます。同じテーマでさがしていると、何回も登場する講師がいるので、その人は話しが上手な可能性が高いと考えてよいでしょう。

また、周りに何人かは人脈の広い人がいると思いますので、まずはそういう人に相談すると、かなり高い確率で良い人を紹介してもらえたりします。

セミナーは、本格的に開催しようとすると企画・講師調整・集客・運営と思いの他大変なので、セミナープロデュースをする会社やセミナー事業をてがけるメディアにアウトソーシングするというのもひとつの方法です。

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