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簡単そうで意外と細かい手順と心配りが必要な「事務局」。ビジネスセミナー、周年パーティ、小規模勉強会からPTAイベントまで、事務局の現場から、企画からスムーズな運営、場づくりの失敗と成功を紹介します。

意外と悩むセミナー開催日

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セミナーの集客に影響する要素の一つが日程、セミナー開催日です。

ターゲット(来場していただくお客様)の業種によって異なりますが、企業向けのビジネスセミナーへ来てもらうために、一般的に避けたほうがよい日程、逆に比較的開催しやすい日程はいつでしょう。

開催を避けたほうがよい時期
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1.休み明け・連休明け

休み明けは仕事やメールがたまりがち。セミナーを申し込んでいても、仕事が片付かないという理由で当日キャンセルされるということがおこりやすくなります。 月曜に会議を開催する企業も多いのでなるべく避けたほうがよいでしょう。

祝日が入る週も営業日が減って仕事に影響がでてくるケースが多いので、可能であれば別の週にします。


2.業界の話題のイベントが開催される時期

半年または1年単位で業界のイベント状況を調べておきます。業界で話題の展示会やセミナーが開催される時期は、セミナーのターゲットがそちらに参加する可能性が高くなります。ただし、一慨に避けた方がよい、というわけではありません。何万人も集まるイベントの場合は、他の地域から人が集まってくるので、企画によっては「ついでに参加」をしてもらいやすくなる場合もあります。

また、自社や親会社が主催する大型なイベントがある日の 2~3週間くらい前は、人手がそちらへとられる可能性もあるので避けたほうがよいでしょう。

3.月末

3月、9月の決算期を中心に、月末の30日または31日の開催は避けます。特に営業担当者をターゲットにした場合は、月末は締めのために忙しくなるので参加は難しくなります。

4.年末

12月は、多くの業種が忙しくなる時期なので、セミナーを開催する場合は初旬までに開催します。また、忘年会やクリスマスパーティが企画されるシーズンなので、それらの時間帯と重なる夕方に開催するのは避けます。

 
開催しやすいタイミング

比較的集客しやすい時期・時間は下記のとおり。

・曜日:火~金(祝日を除く)
・時間:13:00~17:00
・月:2月、4月~7月、9月~11月

意外と穴場

1.1月

年末・年始の連休が明けた月になりますが、12月の忙しさとはうってかわって比較的落ち着いて仕事をする月なので3週目~4週目くらいに開催すると意外と人が集まります。ただし、早めの準備が必要です。年末・年始の連休中は集客できないので、告知期間を2カ月以上(11月末~12月初旬ごろからスタート)確保します。

2.8月

夏 休みシーズンなので通常よりは人がいないのですが、最近はほとんどの会社が交代で休みを取るので、8月の4週目であれば、夏休み気分が残ってのんびりしているので意外と集客できます。ただし、この時期もやはりお盆シーズンは集客しにくいので、7月初旬には告知をスタートできるよう準備します。

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自社のセミナーにどの時期が適しているか、あるいは合わないかは実際に運営し、回数を重ねながら確認・調整していきます。



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