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とてもマニアックな話を交えながら、雑多な話でお寛ぎください。

コスト削減について その2

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 前回の続きです。

「イリーガルビュー」常時画像録画 2

ケース3 残業代の削減
 C事務所の悩みは、残業代のコストでした。所長が帰宅したあと、多くの所員が残業で残ります。管理者が居ないことをいいことに一部の所員がインターネットサーフィンに明け暮れているらしいことがわかりました。一部のC事務所を良くして行こうと思う方の指摘でした。
 インターネットの利用を禁止すればよいのでしょうが、それでは業務に支障が出てしまいます。
「営業や就業時間によって、所長(自分)が不在の時、所員が何をやっているのか、非常に心配である。大切な個人情報を扱っていることから変なサイトを事務所のパソコンで利用しないで欲しいし、残業代だって馬鹿にならない。」
 イリーガルビューを事務所のパソコンにすべて導入し、操作画面はすべて記録されている事を所員に告知しました。最初は信じていなかったのか、それでも残業時間にゲームなどしていた所員がいたので、所長室に呼び出して、本人がゲームをしている画面を確認させ、今後このような事のないように指摘しました。結果、業務以外のパソコン利用は激減し、残業代も大幅に減りました。

ケース4 管理日報、報告書の削減
 D社では、顧客への書類作成の作業を生業としています。D社では、管理日報や報告書を顧客に提出することで業務時間を提示して、請求を行っておりました。

「顧客に対する書類作成はどんどん複雑になり、作業時間は正直増えているのに、顧客からのコストダウンの要求は強くなる。『本当にそんなに時間が掛かっているのか?』といった発言も出てくるほどだ。できれば管理日報や報告書は簡易的なもので済ませ、顧客に提出する書類の作成に時間を割きたい。」
 イリーガルビューを書類作成を行うパソコンに導入し、操作画面をすべて記録させました。顧客には、簡易的な管理日報や報告書だけを渡し、同時に「疑問を持たれている場合は、いつでも作業内容をご確認いただけます。」という趣旨の文言を付けました。
 顧客は、実際に書類作成の作業している画面を動画として確認し、作業時間、内容に納得するようになりました。顧客からの信用度も大幅にアップしたそうです。

 今日はここまで、またいつか御会いしましょう。

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