開発・導入したシステムが十分使われていないと思っていませんか？

ユーザニーズを十分に採り入れたシステムなのに、使われていない機能がたくさんある。
なぜ、ユーザは使ってくれないのだろうか。便利な機能がたくさんあるのに、、、。

システム部門の方のこういった声を時々聞く。
理由はいろいろあるだろうが、マニュアルに原因があると思ったことはないだろうか。
たとえば運用マニュアルを作るとき、利用シーンごとにつくらないで、機能ごとに目次を作っていないだろうか。システム構築のおいて、マニュアル作成は必要悪のように、考えられていないだろうか。

どんな素晴らしいシステムでも、分かりやすく、引きやすいマニュアルがなければ、使う人は限られてしまい、大金を無駄にすることになる。

以下の文章を読んで欲しい。。。。

パッケージソフトにしても、手作りソフトにしても、はたまたシステム開発ツールにしても、分かりやすいマニュアルが、本当に、無い。
これほどマニュアルがいい加減に扱われている業界は珍しい。
そして、改善される気配さえない。

こんなことを憂いていると、丸山さんという方が目の前に現われた。
彼は、専門学校などで教えるテキストを作る仕事をしていた方だ。
国家試験などを目指して勉強する人のためのテキストだから、
結果は合格率として評価される、非常に厳しい世界。
しかも、自分の専門でもないことを調べてテキストを作るのだから、
とんでもない才能だと言わざるを得ない。
その丸山さんに、IT業界のマニュアルのレベルアップを託そうと思った。
とりあえずある会社の開発標準の整備をしていただいた。
かなり引きやすくなったとのこと。

マニュアルでお悩みの方、興味をもたれた方は、私に一報ください。
ご相談に乗ります。

以下丸山さんとのメールのやり取りから。


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■　わかりやすいマニュアルとは

≪どうして，使いやすいマニュアルは少ないのか…？≫

　多くのマニュアルが書かれています。
　ところが，使いやすいマニュアルは少ないようです。

　なぜでしょうか。

　マニュアル作成者は，マニュアルで扱う情報量には敏感です。
　ですから，こんな会話が成立ちそうですね。

　「マニュアルに，○△のことが載っていないね。」
　「ちゃんとここに載っているよ，何言っているの。」
　「こんなところにあるとは，気づかなかった。」

　マニュアル作成者は，自分の落ち度にあまり気づかずに，
　使い方が悪いと言いたげに，必要情報が網羅されている点を強調しがちです。

　しかし，使う側は，必要なときに役に立つかどうかでマニュアルを評価します。
　何かあったときに必要項目を見つけて，それを読んで解決するわけです。

　マニュアルの利用のされ方を分解してみると，次のようになります。
　　①知りたい事項がある。
　　②その事項を見つける。
　　③該当部分を読んで理解する。

　マニュアル作成者は，このうちの，①の「知りたい事項」を
　マニュアルに入れることに意識を集中しがちです。

　しかし，②の「その事項を見つける」ことができなくては意味がありません。
　必要項目がすぐ見つかるように，工夫をしているでしょうか。

　一般的には，特別な工夫なく記述していく場合が多いようです。

　さらに，その項目を見つけたとしても，読んで理解できなくては意味がありません。
　③の「読んで理解する」のにふさわしい文章で書かれているかが問題です。

　読んではみたものの，よく理解できない文章というものがあります。

　わかりやすいマニュアルとは，こうした項目に，すべて合格しているものです。

　つまり，以下の３条件が必要です。
　　・必要情報が揃っていること。
　　・その必要情報に早く到達できること。
　　・該当部分を読んで容易に理解できること。

　これら３つを揃えるのは，なかなか大変なことです。
　使いやすいマニュアルを作るのは，簡単なことではありません。

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