"できるかな？ノーツで！"（Lotus夜Dayの皆さんのおかげで復活！）
長い間お休みしちゃいました。漸く母も退院して落ち着く所でしたが、退院後自宅で転んだ時に大腿骨部分を骨折、病院暮らしに戻ってしまいました。とほほです・・・でも悪い事が続いた後は良い事しか起きないんだからと、気持ちを切り替え頑張ります。特に先週松尾さん中心にロータス好きの怪しい会合”Lotus夜Day２００８年年末”バージョンに参加させていただきました。そこで熱き思いの集団の熱を十分に吸収し完全復活させていただきました。ありがとうございます。皆さんの熱を多くのお客様に伝道していきます。
今回は、数回に分けてノーツでどんな事ができるのか？を書いてみようと思います。何故ならば、多くのお客様はノーツで何が出来るかがイメージできないないからです。それはできあがりのパッケージ等で慣れてしまうと”ああ！”って気づく瞬間に触れることがなくなったからだと思います。是非”ふーん”でも”あああ”でも”へー”でも良いので皆さん、一緒によーく色々考えて行きましょう。DBの機能紹介やパッケージの話はしません。簡単なテンプレートDBで何が出来そうかを創造しようと思います。
”第一弾ディスカッションDBで何が出来るか？”→シフト業務の引継ぎDBを作ってみよう
様々な業種でシフト業務はあると思います。そこには”報・連・相”なるものの情報伝達業務があるので、その一部をDB化する事を考えましょう。ディスカッションDBは登録した文書に返答が出来る仕組みで最もシンプルで汎用的なDBだと思います。当然WEBベースのグループウェアにも同じような機能はオプション等で出来ますが、業務として運用していくうちに、項目にアクセス制御を加えたり、非表示にしたり、項目別で分類したり等修正･変更・改善などはノーツがやはりピカ一にできます。
- 先ずはDBを作成しましょう。データベースの作成でテンプレートを選び、DBに名前をつけて出来上がります。（本来なら画面イメージとか操作方法を記述しようと思いましたが、ご自分で探してみてください。出来た時の喜びは大きいですよ！）★会社のポリシー等で現場でDBが作成できない環境もあるので、もし出来ない場合はシステム担当の人等にご相談してみてください。
- できあがったDBにカテゴリーっと言う項目があります。この項目にXX班確認済み、XX班未確認などのキーワードを入力してください。
- ビューと言う一覧で文書が見れるボタンがあります。そこでカテゴリ別を選択するとXX確認済みの文書や未確認の文書が一覧で分類されて見えるはずです。
- 文書が蓄積されてくると、様々な事が気づけるようになります。例えばXX班はすぐに引き継ぎ業務が終わってるな？どうしてなのか？色んな角度で情報を眺めて見ましょう。
これでファーストバージョンは完成です。きっと”うーん何かしっくりこないなあ”って思うかもしれません。でもそれがいいんです。そこで”こうしたいなあ”とか、”もっとこんな項目があれば便利だな”って考えることが重要なんです。頑張って運用してみてくださいね。カテゴリをもっと細かく階層的分けて情報をもっと分類する事をお勧めします。カスタマイズも簡単なのでチャレンジしてくださいね！（但しデザイナライセンスが必要なので、やはり担当部署等にご相談してみてください。）
もし良く解らない場合はコメントに質問してください。