読みやすいメールのつくり方――3つのポイント
はじめまして、こんにちは。
最近、文章を書く機会に多く触れるようになりました。現在は、自社の広報ブログをコツコツと書いていますが、それ以前は「書く」ことをしたことがなく、どちらかというと苦手でした。社会人として今年で3年目となり、骨格ができてきて、「さあこれから！」という状態だからこそ、まだ新しいものを吸収でき、いろんな視点を持つことができると思っています。ここでは、日々の気付きで思うことから、少しでもなにかを伝えられたらと思い、ペンを......パソコンのキーボードを叩いていきます。
今回は、入社して1年目で学んだことを書きたいと思います。
社会人の基本である「メール」。名刺の渡し方や、電話の掛け方などさまざまなことを学んだのですが、その中でも最も難しいと感じたのがメールでした。メールは、書く人によって少しずつ表現が異なり、これが正しいというものがありません。3年経った今でも、入社時に比べて少しは「マシ」なメールを送ることはできると思いますが、「これ以上ない最高のメール」と思えるものは、ほとんどありません。
社会人になって、メールにもルールがあるということを知りました。意識しなければ気付かない部分ですし、意識して文章を読むとその違いが歴然です。今回は、「お客様に送る文章」という前提で、私が気をつけていることを3つ紹介したいと思います。
1. ひらがなと漢字のバランス
メールは、パソコンもしくはスマートフォンなどの液晶画面を介して見るものなので、漢字を多用するととても見づらくなります。パソコンだと漢字を変換すれば探しだすことができるので、普段手で書かない漢字でも使ってしまうことがあります。
例えば、以下の文章を比べてみます。
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1：御連絡頂き有難う御座います。何卒宜しくお願い致します。
2：ご連絡いただきありがとうございます。何卒よろしくお願いいたします。
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1に比べて2では、一部の漢字をひらがなで表現しているので文字と文字の間にゆとりが生まれ、読みやすくなっているのが分かるかと思います。どれを漢字にし、どれをひらがなにするのかという基準は、「手書きで書かない漢字はひらがなにする」ようにしています。慣れるまでは、意識的に漢字で表現するかしないかを見分けます。そのためには、多くのメール文章に触れることが重要です。
2. タイトル
例えば、1日に100通ものメールを受け取る人のことを考えてみて下さい。メールに優先順位を設けて対応していくことが多いかと思います。なので、メールのタイトルだけで内容を明確に伝えなければなりません。その際に、以下のことを考えてタイトルをつけています。
1：メールのステータスが分かるようにする
メールのステータス、つまり「申し込み」をするのか、「確認依頼」をするのか、「状況報告」をするのかなど、メールを送る目的を明らかにします。また、一部の言葉を目立たせるためにカッコを使用する（例：【緊急ABC】）こともありますが、頻度を考えて使用した方が良いと思います。「この人、毎回カッコ使ってくるなあ」と思われると、どのメールが重要なのかがあいまいになる場合もあります（人によって感じ方は違います）。
2：検索をかけた時、引っかかりやすい言葉を選んでいるかどうか
メールが多くなると、キーワードを検索ボックスに入力し、確認することがあります。特に、会社名や製品名などの共通する言葉は別の言葉に言い換えたり、短縮せずに使います（例：東京ディズニーランドの頭文字をとってTDLとするなど）。
3. 先輩の文章を真似る
これが最も大事です。自分より経験値が上の人や、言い回しがきれいだなと思った人がいれば、その人の文章をたくさん手に入れ、同じようにメールを作成するのです。私は、この人の文章はいつもきれいだなと思った人のメールをすべて紙で印刷し、ファイリングしていた時期がありました。それを繰り返すことで、自然と文章が頭に刷り込まれていき、言葉1つ1つに無駄がない、コンパクトな文章をつくることができるようになります。最後、ファイルは収まりきらないくらいにパンパンになっていました。
メールについて、今でも学ぶことはあります。もし、今までなんとなくメールを送っていた、という人がいたら、少しでも参考になれば幸いです。コミュニケーションの形は常に変化しているので、上記のことが必ずしも当てはまるとは思っていませんが、「相手がいて成り立っている」という事を考えれば、伝わりやすい形に変化すると思います。
私もまだ道半ば。ここでの情報発信も、その1つだと考えています。
この場を通して、いろんな形でコミュニケーションができればと思っています。
よろしくお願いします。