フリーアドレス制の導入方法 - 運用編

» 2013/02/26

こんにちは、システムコンサルタントの長谷川渉です。

さて、前回は「フリーアドレス制の導入方法 - 準備編」 をお伝えしました。

フリーアドレス制でオフィス等の環境を準備されようとしている際の、チェックポイントを５つ、挙げさせていただきました。

おそらく、この５つのチェックポイントを１つ１つ確認していくと、「あれ、この確認も必要なのでは？」「これについての検討、やっておくべきじゃない？」といった、それぞれのチェックポイントが出てくることが、多いのではないでしょうか。

実はそれ、当然、起こり得ることです。ご安心ください。

何故かというと、フリーアドレス制という体制は、大きな方向性は決まっていても、いざ、オフィス等へ導入しようとすれば、その場所独自の検討課題が出てくるのは、当たり前、だからなのです。

前回の５つのポイントは、その場所独自の問題点を洗い出すために必要な（最低限の）準備だと思っていただけると、区別しやすくなるかもしれませんね。


さて、今回は「運用編」をお伝えするのですが、こちらについても、実は、場所毎にさまざま、メリットデメリットが挙がってくることもあり、「これがベストな運用方法です！」といことは、敢えてしないですし、できないこと、だと私は思っています。

ですが、必要になる微調整があることを前提として、まず、考えられるベターな「フリーアドレス制」の骨子となるかたちを、お伝えできればと思います。


＜＜ベターなフリーアドレス制のかたち＞＞

１）本当に、好きな席に、座って仕事できていますか？

「あ・・・○○部長があそこにいるから、今日はこっちにしよう・・・」など、周りに座っている人によって、席の選択肢が狭くなったりしていませんか？

もしそういった自由度が低くなっている場合は、管理職の方が積極的に問題解決に取り組んでいく必要があります。部下からは、提言しづらい部分もありますので。

２）仕事の効率、本当にUPしていますか？

実はこれが一番重要です。何となく、フリーアドレス制を導入し、オープンオフィスになってカッコいい、だけじゃダメなのは、十分わかっていると思います。

では、効率がUPしていることを、どうやって証明していくか？そこを考えて行動しなくてはいけません。

分かりやすい例としては、残業が減った、無駄な会議が減ったといった、時間的短縮です。

毎日とは言いませんが、週１、月１といった決まったペースで、何が効率UPし、今後、どうすればさらなる効率UPにつながるか、逆に効率が悪くなっていることはないかなど、考えていきましょう。

３）ストレス、増えていませんか？

フリーアドレス制が、性に合わない人も、いるかもしれません。

そういう人たちに、無理やり続けさせることは、ストレスを蓄積させることにもなりかねません。

同僚、上司、部下、気持ちの相談ができる関係性（ここも、フリーにしたいですよね！）を活かして、働きやすい方向性の模索は、続けましょう。

４）資料の共有化、うまくできていますか？

準備編で「キャビネットの共有化」についてお伝えしたと思いますが、業務上、うまく利用できていますか？

資料の共有化、一度着手したらそれで完璧！となれば理想的ですが、しばらく運用していると、多少の課題は出てくるものです。

場所のコスト、時間のコストを十分に計算しながら、より良く効率的に資料（情報）共有できる方法がないか検討を続けることも、大事なことです。

もちろん、不自由なく共有できていれば、今すぐ何かしなければいけないような問題は、ないと判断してよいと思います。

５）社内外からの評価、いかがですか？

社内からの評価、社外からの評価、遠慮のない意見を、ぜひ聞いてください。

本当に何のマイナスポイントもなければ、完璧なフリーアドレス制の完成です！

でも、何か意見をいただけるポイントがあるなら、改善の余地あり、です。

痛いところを突かれたと思ったら、ぜひ、社内全体の意思で、改善に向かって、進んでいきましょう。

以上、フリーアドレス制に向けた「理想的な」運用に向けた５つチェックポイント、ご参考にしていただければ幸いです。


＜１分間ＩＴ活用法＞

フリーアドレス制を導入するために最も必要なことは、導入後、会社・社員・関連会社・お客様等々に、どのような「良い影響」があるか、まず決めることが大事だと思います。

そして、総合的に判断してその良い影響が維持できるようにすることが、運用する意義になります。

部分的なマイナス要因があれば、改善していくことでより良い運用体制を構築できます。

どこかで完璧！よりも、常にバージョンアップしていくほうが、成長感があって良いと思うのですが、いかがでしょうか。