作業中の書類をシンプルに管理！仕掛りファイリング

　さあ、いよいよ、皆さんの机の上をきれいにし、仕事を見渡せるようにする具体的方法をご紹介します。

　みなさん、こんにちは。キングジムファイリング研究室の野原です。

　それでは早速、具体的なお話に入っていきましょう。これまでお話ししてきた３つの小改善「立てる・色分けする・表示する」や「戻す場所、捨てる時期を決める」などが、体系的につながっていきますよ。

【仕掛り書類の「戻す場所」を特定する】

　仕掛りファイリングの第一歩は、今自分が作業中（＝仕掛り中）の書類の戻す場所を決めることです。自分が仕掛かっている書類はここにしかありませんと、自分にも、周りにも明確にするのです。

　今作業中の案件を探す時は、ここを探せば絶対にある、という状態にします。これにより「あっちだっけな、それともこっちかな...」という事態がこれでなくなります。どうですか？聞いただけですごく安心できますよね。

　で、その戻す場所ですが、自分の机の中ではありません。我々は「仕掛りボックス」と呼んでいますが、ボックスを一つ用意します。これは、簡単に持ち運べる程度の大さのもので、「立てる」ができるものが良いですね。積み重ねて置くトレータイプのものはいけません。仕事の優先順位ではなく、最後に置いた書類が最も目立ってしまうトレータイプは、仕掛りボックスには向きません。

　「立てる」については第２回目「ファイリングは立てることと見つけたり」で詳しく説明していますのでご覧下さい。

【１案件１ホルダーで、案件ごとに書類を分ける】

　書類は立てるだけでなく、１案件１ホルダーに入れるとより効率が増します。１０件の案件を抱えている人はホルダーが１０枚入っているわけです。分かりやすいですよね。

　ホルダーについては、仕事の内容や使う人によって、色々好みの分かれるところです。これについてはいずれ詳しくお話したいですね。

【机の上には一つの案件しか広げない】

　机の上には一つの案件しか出しません。他のことをやりたい場合は一旦ホルダーに入れて、仕掛りボックスに戻し、一旦机をキレイにしてから他の案件のホルダーを出して広げます。

 　上の写真は作業中の様子です。今行なっている１案件だけが机に出ています。

　これにより机の上で他の案件同士が混ざることを防ぎます。「何でこんな所にこんな書類が挟まっているんだろう？」と疑問に思った経験は誰しもお持ちかと思います。無関係の案件をいくつも机に広げると、そういうミスの原因になります。

　「野原さんは机の上に複数の案件を広げることは一瞬たりともないんですか？！」

　よく聞かれます。

　答え。時々はあります。

　例えば仕事中、全く別の案件のお客様から電話がかかってきたときは、一旦机をキレイにしている時間がない時もあります。そういう時は一時的に２案件が出てしまいます。

　「自分で言ってることを自分で守っていないじゃないか」

　...まぁ、そうなんですが。

　ただ、そういう時は自分の心の中で「赤信号」を灯します。「今は複数の書類が机に出ていて、混ざる危険が高い状態だよ」と意識的に管理レベルを上げるのです。

　電話しながら書類を出したり入れたりすのは意識が電話に行っていて、実に危険です。「すぐにＦＡＸします」などと約束した時は要注意。同時に出している別の案件の資料が混ざったまま送ってしまいそうです。

　電話を切ったら、ＦＡＸするにしても慌てずに、広がった２案件を正しく元に戻し、心の赤信号が消えてからにします。と言っても１分もかからないことです。しかし、この１分で得られる自信と安心感は実に大きなものです。

　その１分が勝負なのだと言う方もいますが、自分や相手のＦＡＸの状態でいくらでも変わってしまう、誤差レベルの時間です。致命的ではありません。しかし、誤送信は致命的ミスにもなりかねません。

【退勤時や外出時は共有棚にしまう】

　退勤や外出の際、つまり管理者が机を離れる際は書類を机に出しっ放しにせず、全ての書類を仕掛りボックスに戻し、仕掛りボックスは共有棚に戻すというルールです。

 　上の写真は退勤時の様子です。机の上に一切の書類がなくなるわけですから、机の上で書類に関する事件が起きようはずもありません。

　別の人も、あなたの仕掛り書類はここに全てあることを知っています。ですからあなたがいなくても、他の人が書類を探せます。上長はあなたの仕事を確認することもできます。

　いかがでしょう。

　漠然と書類を立てるだけでもそれなりに効果はあったと思いますが、一歩踏み込んで仕掛りボックスを作ってみましょう。机の上には仕掛り書類しか置かないようにすれば、自分の仕事が良く見渡せるようになりますよ。