グループウェアのリアルな費用対効果
グループウェアをまだ導入前の方も、乗り換えを検討されている方も、グループウェアの機能はもちろんとして、金額やその費用対効果に悩んでいる方は多いと思います。
そんなお悩みの担当者様に、上司への説明やプレゼン・稟議を通すご協力ができればと思い、今回はグループウェアの導入により得られる費用対効果についてご紹介します。
月に数百回行う作業を数秒早くすることの費用対効果
例えば「スケジュールの登録」という作業で比較してみます。
上記のパターンをもとに、一ヶ月（20営業日）に200件スケジュール登録を行ったとして計算してみます。
これを年間にしますと、下記のようになります。
手書きのままですと年間で1.5人日ほどになりますが、グループウェア導入ですと約半日と、丸1人日分の作業工数の差が出ます。
社員一人の1営業日は、コストにして数万円に相当するのではないでしょうか。それが全社員分、削減できることになります。
しかし上記までの計算は、グループウェアの最も代表的な1機能のみの利用ですので、例えば複数人のスケジュール連携など、アナログでは数分話し合って決めるようなことも、数秒でできます。
グループウェアはどれも多機能で、全ての機能を使いこなすには難しいですが、ごく基本的な2～3の機能を使いこなすだけでも、費用コスト以上の作業コストを削減することができます。
書類などのペーパーレス化によるコスト削減も
例えば、他社への発注や交通費精算など、社内で多々発生するワークフローでは…
- 書類を記入
- 総務などへ提出
- 稟議の決裁を待つ
- 場合によっては差し戻しで紙が無駄に
これらの流れはアナログですと最低数分以上から、決裁までは数日かかる場合もあります。
そこで、ワークフロー機能のあるグループウェアならば下記のようになります。
- 書類は手書きでなく画面入力
- ボタン一つで担当者へ提出
- 決裁もボタン一つで済み決裁者の負担減
- 差し戻しの際も再入力のみで、紙が無駄になることがない
上記のように、時間コストとペーパーコストの両面で改善が見込めます。
A4コピー用紙は500枚で300円など最近は安価なので、コスト計算するには微妙にも思えますが、A4用紙をストックする場所、稟議書類の蓄積、またゴミとなった紙を処理するコストを考えますと、ペーパーレスにする価値は大きいのではないでしょうか。 昨今のカーボンオフセットの流れにも乗れますね。
多少計算していただければ、「情報共有・作業効率の改善」という抽象的な表現ではなく、「年間○人日・○万円のコスト削減効果」という具体的なコスト削減効果を打ち出せると思います。
グループウェア導入を検討されているご担当者様はぜひご参考ください！
- グループウェア「アイポ」
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