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グループウェアの新規導入や乗り換えを検討している担当者様へ。最新のグループウェア情報をお届けします。

グループウェアのリアルな費用対効果

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 グループウェアをまだ導入前の方も、乗り換えを検討されている方も、グループウェアの機能はもちろんとして、金額やその費用対効果に悩んでいる方は多いと思います。

 そんなお悩みの担当者様に、上司への説明やプレゼン・稟議を通すご協力ができればと思い、今回はグループウェアの導入により得られる費用対効果についてご紹介します。

月に数百回行う作業を数秒早くすることの費用対効果

 例えば「スケジュールの登録」という作業で比較してみます。

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 上記のパターンをもとに、一ヶ月(20営業日)に200件スケジュール登録を行ったとして計算してみます。

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これを年間にしますと、下記のようになります。

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 手書きのままですと年間で1.5人日ほどになりますが、グループウェア導入ですと約半日と、丸1人日分の作業工数の差が出ます。

 社員一人の1営業日は、コストにして数万円に相当するのではないでしょうか。それが全社員分、削減できることになります。

 しかし上記までの計算は、グループウェアの最も代表的な1機能のみの利用ですので、例えば複数人のスケジュール連携など、アナログでは数分話し合って決めるようなことも、数秒でできます。

 グループウェアはどれも多機能で、全ての機能を使いこなすには難しいですが、ごく基本的な2~3の機能を使いこなすだけでも、費用コスト以上の作業コストを削減することができます。

書類などのペーパーレス化によるコスト削減も

 例えば、他社への発注や交通費精算など、社内で多々発生するワークフローでは…

  • 書類を記入
  • 総務などへ提出
  • 稟議の決裁を待つ
  • 場合によっては差し戻しで紙が無駄に

 これらの流れはアナログですと最低数分以上から、決裁までは数日かかる場合もあります。

 そこで、ワークフロー機能のあるグループウェアならば下記のようになります。

  • 書類は手書きでなく画面入力
  • ボタン一つで担当者へ提出
  • 決裁もボタン一つで済み決裁者の負担減
  • 差し戻しの際も再入力のみで、紙が無駄になることがない

 上記のように、時間コストとペーパーコストの両面で改善が見込めます。

 A4コピー用紙は500枚で300円など最近は安価なので、コスト計算するには微妙にも思えますが、A4用紙をストックする場所、稟議書類の蓄積、またゴミとなった紙を処理するコストを考えますと、ペーパーレスにする価値は大きいのではないでしょうか。 昨今のカーボンオフセットの流れにも乗れますね。

 多少計算していただければ、「情報共有・作業効率の改善」という抽象的な表現ではなく、「年間○人日・○万円のコスト削減効果」という具体的なコスト削減効果を打ち出せると思います。

 グループウェア導入を検討されているご担当者様はぜひご参考ください!

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