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IT、特にコンサルに携わる方々を癒すメッセージを、ついでに趣味のダーツ話も交えて・・

作業が予定通りに終わらないのは、リマインドが下手だからだ。

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仕事=作業とは、開始と終了があり、それぞれに目標が設定されている。いわゆる、期限というやつだ。

 

効率的に作業ができないとき、まず、着手が遅れてしまうことが原因のひとつ。着手遅延だ。そして着手後に、完了期限から逆算して、現在の進捗度合を分析し、あとどのくらいで終われるか、あとどのくらい今日、明日は進捗させないといけないか、考えてその日の仕事を終える習慣が必要だ。

 

もちろん、計測した結果、もう期限までに終われない、と判明することもある。そうしたら道は2つ。リスケするか、どうにか工夫して「厳守」するか、だ。リスケするには、期限超過しそうな状況をできるだけ早くアラートしなければならない。

 

そして、もちろんそのような際は、超過する状況なり理由を説明する必要がある。「どう頑張ってもできない」という説明が要るのだ。タイミングを逸しなければリスケだって十分可能なことが多い。

 

いずれにしても、作業途中で、なんとか期限までに完了するように、あるいは期限までに着手するように、スケジュール管理しなければならない。これは自分の作業だけではなく、部下・仲間の作業も、そして取引先関係者等、全てのステークホルダーのスケジュール・タスクで関連するところの関係性を把握して、結局自分の作業スケジュールが順守できるように、それぞれどう進めていければいいのかを考え、それぞれに働きかける。

 

そうすると、自ずと各作業の優先順位と相関を意識して、着手のトリガーと経過観察の習慣がつくのだ。こういう行為をREMIND(リマインド)と定義する。

 

理想は、REMINDは適度な量であるべきだ。あまり「始めた?」「調子はどう?」「終わった?」としつこくやってると嫌われる(笑)。しかし局面が深刻ならそうもいってられない。結局プロジェクトのステータスによって、REMINDの量はコントロールされるべきだし、信頼できる仲間へのREMINDと怪しく疑っている人へのREMINDの量やメッセージの強弱はもちろん異なる。

 

REMINDが下手だと、自分の作業が予定通りに仕上がらずに他人の後続スケジュールに迷惑をかけたり、連携してほしかった他人のタスクが予定通りに終了しないがために自分の作業が始められなかったり・・・と、右往左往するはめになる。「終わらない」「始められない」くらいなら、丁寧にいくらでもREMINDするのだ。例え心配性と揶揄されても(苦笑)。

 

マネジメントの立場にいると、当然REMINDは大量で誰もが「ウゼー」と思っているに違いない(笑)のだが、丁寧に気持ちを込めて対処していればその「立場」は十分相手もわかってくれ、「ウゼー」と思っていても、(でも・・・アイツだって立場上仕方なく、しつこくREMINDしてるんだろうけどなー)と、大抵のケース、理解してくれるのだ。

 

だから逆に言えば、仕事がはかどらない、期限をすぐ超過する、連携が悪い、とい状況にまみれている場合は、とにかくREMINDが下手だってことだ。REMINDすべき人が下手なのか、REMINDする担当自体間違っているか・・・

 

実体験としていうが、REMINDが機能しているときは、本当に職場の仕事効率が全体的に捗る。素晴らしいくらいに^^;

 

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