すぐやる、やるべき事を忘れない

何度か同じようなことを書いている気がしますが、私が今メンバーに求めているのは、
「すぐにやる」ことと「忘れない」ことです。

仕事が忙しい時こそ、簡単にできることにはすぐに取りかかって、見かけの量を減らすことが大事だと考えています。
タスクリストが多くなってくると、見ただけで目眩がして気分が滅入ってしまいます・・・

ここでいう簡単な仕事とは、お客に一報を入れておくとか、そういう本当に一瞬でできることです。

さて、何故これができないかを自分の場合に照らし合わせてみると、
すぐ出来る仕事に比べて、できない仕事の方が自分本来のやりたい仕事であって、興味があるからだと思います。
興味があるので、他のことをしようとしても常にそのことを考えていて、気がついたらタスクリストがたんまり・・・
そんな感じだと思います。

メンバーを見ていても、仕事を依頼されたあと、すぐに取りかかれば5分で終わるけど、
それよりも楽しい設計の仕事に没頭していて、気がついたら沢山のやるべき事に埋もれている感じですね。

ベテランになってくると、ちゃんと仕事に優先順位をつけて処理できるので問題ないのですが、
そうでは無い場合、結局やるタイミングを逃して、ほったらかしになることが問題です。

私の場合は、忘れないために、些細なことであっても、
まずはOmniFocusに登録して、まずはリスト化しています。(前述のように、すぐ出来ることはすぐやるようにしていますが、それでも一番よいタイミングで処理できるように)
メールの返信のような仕事も、すぐに返事ができない場合は、リストに入れてしまいます。
この作業はとても簡単なので、OmniFocus は便利ですね。

サービスメニューから、Inboxに送るを選ぶだけ！

あとは、ホットキーを登録しておいて、思い立ったらすぐリストを追加できるようにしています。
私の場合はcontrol+. にしています。

それで、打ち合わせが終わったりして、時間ができたら、まずはリストを上から眺めて現時点でできることを順番に処理するようにします。
GTDの理論などよくわかっていないので、iPhoneと同期可能な単純なタスクリストとして活用しています。

そして常にそのリストが小さくなるように、心がけます。
何日もかかる作業なんて、常時集中しているわけではないので、絶対に空き時間や集中力が切れている時間があります。
そこでやってしまいます。

このような当たりのことができているメンバーは、
ディスプレイに付箋紙がはってあったり、メモアプリを使っていたり、常にボロ紙を持ち歩いていたりしますが、
できないメンバーは、こういうツールを活用していなかったりします。

本当は自然と自分なりの最適な方法を見つけて欲しいのですが、このあたりも教えてあげた方がいいのかなと思っている今日この頃です。