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日々の「ハッ、そうなのか!」を書き留める職遊渾然blog

メールの返し忘れやもらい忘れを信号のメタファーで防ぐ

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ここ半年くらい快調に機能しているメール系Lifehackを一つご紹介。
返信のし忘れやもらい忘れを防げます。メーラーはThunderbird。

Thunderbirdでは各メールにラベル(バージョン2ではタグ)を付けることができ、
ラベルの付いたメールはメッセージリストペイン上で色付き表示されます。
ここで使うのは3つのラベル。僕は1と2を他のフォルダで他の用途に使っているので
3~5に、以下のラベル名と色を割り当てています。

  1. (今回未使用)
  2. (今回未使用)
  3. 「要アクション」(赤) - 何か作業してから返信する
  4. 「要返信」(オレンジ) - 返信する
  5. 「先方待ち」(青)- 相手からの返事待ち

ラベルnには数字キーnがキーボードショートカットとして標準で割り当てられていて便利です。
このラベル設定と、送信メールを自分にもBCCする(あるいは受信フォルダにコピーする)設定をして、運用開始。

未読メールを読みながら、まずは4(ただ返信すればいい)か3(返信する前に何か作業が必要)かだけを判断。
それ以外のメールはまとめて_ARCHIVEというフォルダに入れてしまいます。
メールを送信したら、5(相手からの返事を受け取りたいメール)かどうかを判断し、それ以外は_ARCHIVEへ。
メールのやり取りは得てして長いスレッドになりますが、僕は受信トレイで各やり取りの状態を一覧したいので
最新メールのみ受信トレイに残しています。
スレッド形式で表示させ、最後のメールの色で状態を識別してもいいかもしれません。

こうしていくと、右図のようにメッセージリストペインが信号カラーになっていきます。
あとは赤とオレンジを減らすべく仕事に励みます。
青が多くなってくると素直に嬉しくなるのが、このやり方のいいところ。

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