Gmailの整理整頓に役立つ５種類＋αの無料サービス
暮れも押し迫って、すでに仕事納めの方もいらっしゃるかと思います。電車もずいぶん空いてきました。
自宅の大掃除に、もうてんやわんやかもしれませんが、メールボックスの中もきれいにしてみませんか、ということで今回はGmailの整理に役立つオンラインサービスをご紹介します。
Gmailは、他のメールアカウントのメールも取り込めますし、そして何よりもそのフィルタリング性能により、メールの集積所として使われることが多いですよね。
私自身もそういう使い方をしていますが、そうすると膨大なメールに埋もれることになります。
それでもラベル付けして管理してれば、普通のメールソフトと比較すれば全く以て楽の極みなのですが、それをさらに便利にするサービスがあります。
元ネタはLifeHackerのこの記事です。
「▼10 Webapps that Add Great New Features to Gmail」
そのほとんどが、GmailのAPIを使って、Gmail内にいろいろな機能を展開してくれる物です。基本的に利用者も多くおかしなな動きはしないと信じたいですが、利用する際は慎重にお願い致します。
Twitterの外部アプリケーションとの連動の様な動きです。いつでもそのツールを使わないようにすることができますし、ログイン情報を直接送るわけではなくGoogleのOAuthなどを使っています。
１．メールの仕分けをサポートしてくれる「Other Inbox」
「Other Inbox」は、メールの振り分けをアドバイスしてくれるツールです。フィルターを自分で作っていくことでGmailは簡単に振り分け設定ができます。
ですが、たくさん入ってくるメールを全てフィルターに登録していくのはとても骨が折れます。
OtherInboxを使うと、メールの中身から判断して「News」や「Shopping」などとラベルを付けてくれます。
もちろん勝手に付けて振り分けるのではありません。１日１回ダイジェストメールが送られてきて、そこでOKをするとその振り分けが有効になる、と言う流れです。また、学習もしてくれます。
特に様々な種類のメールマガジンを購読している人にお勧めです。
→ OtherInbox | Save your inbox for real people
２．メールの配信解除を簡単に「Unsubscribe.com」
メールの配信解除は、メール配信元によって方法が異なったりあるいは分かりづらかったりと中々やっかいです。
そのため、それが面倒で受取続けているメールマガジンというのは少なからずあるかと思います。しかし、読まれないまま溜まっていくだけでは配信元も受取る方も不幸です。
この「Unsubscribe.com」は、Gmailの受信ボックス内に「Unsubscribe」ボタンを付けてくれます。
これを使うことで、無料プランでも毎月5件まで確実に購読停止することができます。悪質なスパムだった場合はスパムとして毎週レポートを他の購読停止依頼中の進捗含めメールで報告してくれます。
スパムだった場合は問答無用でスパム認定してしまうのがいいですね。
３．「FindBigmail.com」で容量を食っているメールを探してスペース確保
Gmailは容量が大きいので、あまり気にすることはないと思いますが、それでもあまり容量が大きいのは気持ちよくありません。
「FindBigmail.com」を使うことで、メールの容量ごとにフィルターを作ることができます。
例えば、２MB以上5MB以下など…。このサービスは、メールアドレスを入力して認証させるだけですぐにメッセージサイズのスキャンが始まります。
メールボックスの容量にもよりますが３～１０分程度でスキャンが終わり、容量でのラベルが使えるようになります。
４．昔のちょっとした交流を探るのに…「Rapportive.com」
あまり交流のない人から突然メールが来ることは少なくないかと思います。
そういうときに過去のメールをあさったり、GoogleでWEB上で仕事などを調べたりというのはなかなか大変ですよね。
「Rapportive.com」はその手間を軽減してくれます。
これを導入することで自動的に過去のメールから様々な情報を抜き出し、Gmail上に表示してくれます。
Gmailの中にある情報以外にもFacebookやTwitter、Linkedlnに情報がないかも調べてくれます。
数年前のクライアントなどであればそのやりとりなどを出してくれますので、返信する際に必要な最低限の情報を集める手間がかなり少なくなるかと思いますし、初対面の人でも助けになります。
ただ、FromとSenderのアドレスをキーとしているのでそこだけご注意下さい。
５．重要なメールを様々な手段で教えてくれる「awayfind.com」
メールの山に埋もれて、本当に重要なメールや緊急性の高いメールを見落としてしまうことは多々あります。
きちんとフィルタリングしていればいいのですが、そもそもメールをチェックしていないと意味がありません。
この「awayfind.com」は特定の条件のメールが来た場合に、電話やSMS、iPhoneでのPUSH通知など様々な手段で教えてくれます。
日本でどのくらいこのサービスを利用できるのかよく調べていないのですが、これは個人的に凄く便利だなと思います。
みんながみんないつもメールチェックしているかというと、してないですよね。でも、メールって出す方はそう思いがちです。
その他
それ以外にも便利サービスが紹介されています。
「Email Oracle」は、Outlookなどでおなじみの開封確認を提供するサービスです。ただこちらはサービスを停止してしまったようです。
また、Gmailがダウンした際のいざというときのバックアップにHotmailが紹介されています。これは、HotmailのTrueSwitchを使うことでGmailをHotmailにバックアップしようというものです。
同じGmailを使ってPOP3経由でバックアップを取るやり方もありますが、そもそもGmail全体がダメになってしまったら元も子もないのでHotmailの方がいいですね。2つ同時に落ちることはないでしょう。
また、特定のラベルのメールだけバックアップしたいなどの機能をお望みなら「Secure Online Backup and Archiving for Gmail, Facebook, Twitter, and Wordpress | Backupify」がおすすめです。
元記事のコメントでもたくさん書き込まれていますが、きちんとしたサービスであったとしてもメールに関しては慎重にお願い致します。特に重要な顧客とのやりとりやパスワードなどの情報が入るようなアカウントでは使わない方がいいかもしれません。
情報集積所としてのアカウントで使う分には安心して便利に使えるんじゃないかと思います。
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