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知的作業のパフォーマンスを上げるには、「予定表を埋める」のでなく、「予定表に空きを創り出す」。その方法は?

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現代では、ビジネスパーソンの仕事の多くは、知的作業。

知的作業のパフォーマンスは、時間に比例しません。知的作業の効率を上げることで、仕事は短い時間で済み、品質も大きく高まります。

では、どうすればいいか?

2014/6/24の日本経済新聞の記事「ドラッカー流は? 考えるための2時間作れ 「記録→整理→業務再配置」」にヒントが書かれていました。

---(以下、引用)---

...優れた企画を生み出すには「自由に使える時間を大きくまとめる必要がある」というのだ。

 大事なことを考えるには2時間程度の長さが欲しい。1日にまとまった2時間枠をいくつ確保できるか。「スケジュール帳を埋めるのではなく、空欄をつくる」のが、ドラッカー流だ。

---(以上、引用)----

「予定表を埋める」のでなく、「予定表に空きを創り出す」ということです。


記事では、次の3ステップを提示しています。

1つ目は時間の使い方を「記録する」。2週間、全ての活動を記録すると、自分のクセが見え、ムダも浮かび上がる。

次に、「捨てる(やめる)」「人に任せる」「組織的な問題を見直す」という3つの視点で業務を整理。

そして、残った業務を予定表に再配置し、時間の塊をつくる。(例:来客予定を午前中に集める、等)

 

この方法、具体的でいいですね。

私の場合、資料作りや執筆は自宅のオフィスで行うことが多い一方で、お客様やお取引先との打ち合わせもあります。そして打ち合わせは都内のオフィスで行っています。

ただ、打ち合わせのたびに都内に出かけると、資料作成や執筆を考える時間が減ってしまいます。そこで、できる限り1週間分の打ち合わせを同じ日にまとめて行うようにしています。

日によっては、一日でひっきりなしに4−5回の打ち合わせをこなす日もあります。しかしそのおかげで、他の日は資料作りや執筆に専念できます。

昨日のブログで仕事のスピードを上げることを書きました。色々な方法を組み合わせることで、仕事のスピードを格段に上げて、かつ、品質を向上させることができるのですね。



 

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