取材調整の基本のき
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弊社では月に一度の勉強会を開いているのですが、今回のテーマは「取材調整・立ち会いの方法」でした。ベテランスタッフにとっては当たり前のことでも、そうではない人には意外と難しかったりします。
以下少しだけエッセンスをご紹介。最初の３つ位で「え？当たり前でしょ？」と思われる方も多いかと思いますが、初心者の方向けなので、お許しください。
事前準備
- 趣旨の確認（掲載予定媒体、時期なども確認）
- 取材を受けるか、受ける場合誰が対応するか、誰が立ち会うかを確認
- 日時の候補を複数上げてもらって調整
- 決定日時の送信（地図、日時、緊急連絡先等も明記。可能であれば相手の緊急連絡先も確認）
- ブリーフィングシート（ブリーフィングノート、ブリーフィングドキュメントなど会社によって呼び名が違いますが）を作成。取材前に確認する。シートには、趣旨、媒体概要等を入れておく
- 資料の確認・調整
- （通訳が必要な場合）通訳の手配
- リマインダーメールの送信
当日
- 事前打ち合わせ（開始３０分前）
- 資料の準備
- 開始後、趣旨の確認、終了時間の確認
- 進行管理
- ドリンク等の手配（室内の温度調整なども）
- 回答内容で記事になりそうか頭の中で想像
- 不適切、不明瞭な内容があれば確認・修正（間違えて非公開な事例などを言っていないか？）
後日
- 掲載を確認、クリッピング
- （未掲載の場合）追加資料、質問等の確認
- 次回の改善点などをメモしておく
ざっくりと上げたので抜けや漏れもあるでしょうし、それぞれの流儀もあると思いますが、自社のチェックリストを作っておくと便利かも知れません。