タスク・チームのススメ(5)：運営方法を決める

タスク・チーム推進で考えるべきことを連載しています。

まず、前回のおさらいです。

１．タスク・リーダーは最初に行うべきことは、解決すべき問題と目的の明文化

２．コツは、タスク・チームで得る結果（＝ゴール）を明確にすること

３．現状を把握することで、現状とゴールのギャップが明確になり、何を行うべきかが分かる

４．解決すべき問題と目的は仮説でよい。最初の段階でタスク・メンバーと話し合い、最終決定する

今回は、リーダーが次に行うべき仕事を紹介します。

次の段階は、タスク・チームをどのようなステップで進めるか、大枠を決めることです。

先に考えたタスク・チームが解決すべき問題と目的が出発点です。

つまり、このタスク・チームで得る結果（＝ゴール）を考え、このゴールを得るために何をすべきなのかを、ゴールからさかのぼって考えていきます。

具体的には、

１．そのゴールとなるアウトプットを出す時期を考えます

なるべく具体的に、考えた方がよいでしょう。

前回、ゴールとして「製品事業部A/B/Cの3部門協働による製品開発プロジェクトを年内に3件立ち上げる」という例を挙げました。このケースだと、例えば「今年の12月末まで」がゴール達成時期です。

２．そのアウトプットを出すまでにどのような作業を行うか、現在からゴールまでのマイル・ストーンを考えていきます。下記は例です。

２月上旬　　　タスク・チームの結成
２月中旬　　　タスク・チームの準備
２月下旬　　　タスク・キックオフの告知
３月上旬　　　タスクのキックオフ
３月中旬まで　タスクの目的の明確化
４月上旬まで　現状分析
４月中旬まで　目標とギャップの定義
５月中旬まで　問題の原因の分析
６月中旬まで　問題分析に基づき、アクションプランの定義
６月下旬まで　アクションプランのスケジュールと評価指標の定義
　　　　　　　併せて進捗状況把握方法の合意
７月上旬から　アクションプランの進捗管理
　　　　　　　以降、隔週で進捗報告会議
１２月中旬　　最終進捗会議と、タスク・チームの総括・反省

３．上記のスケジュール概要に加えてロジスティックスも決めておきます。

その都度決めたりしていると結構大変なので、最初に決めておくとより運営のワークロードが減ります。具体的には、

・どの程度の頻度で定例会議を行うか

毎週行うのか、隔週で行うのか、毎月か、等です。例えば予め「毎週月曜日16:00-17:00」と決めます。タスク・メンバーが決まった後、皆さんの都合を聞いた上で調整が必要となる場合もあります。併せて会議室もタスク終了まで予約しておきます。

・情報交換の方法

私の勤務先では、タスク・チームを立ち上げると、多くの場合、まずLotus Notes上に情報共有データベース(DB)を作成します。タスク・メンバーに適切なアクセス権限を設定し、このDB上で情報共有する方法でタスクを進めます。途中で新規メンバーが入ったときでも、過去の議論や資料が時系列で参照できるので、短期間でキャッチアップできます。

・マネージメントへの進捗報告の方法

誰にどの程度の頻度で報告するか。（例：毎月）
どのように報告するか。（例：リーダーが報告する）
結果をどのようにメンバーにフィードバックするか

ここで決めたタスク・チームの進め方は、できれば1枚か2枚程度の資料にまとめて、後述するタスク・チームのキックオフで説明するとともに、情報共有データベースで最初に見るべき文書として登録することで、新規メンバーも分かるようにしておきます。

関連リンク：
■タスク・チームのススメ(1)：タスク・チームって何？
■タスク・チームのススメ(2)：タスク・チームはどのように立ち上げるのか？
■タスク・チームのススメ(3)：リーダーを決める
■タスク・チームのススメ(4)：タスクの問題と目的の定義