企業の受付で記載する「入館受付表」は丁寧に！

最近、企業にお邪魔すると「入館用の受付書類」を書くよう指示されることが増えました。「こちらに記載してくださいますか?」と。

こんな感じの書類です。

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●訪問先部署：
●訪問先社員名：
●貴社名：
●ご氏名：　　　　　　様
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たとえば、私が「ABC会社　人事部　山田太郎氏」を訪問する場合、

●訪問先部署：人事部
●訪問先名：　山田太郎
●貴社名：　グローバルナレッジネットワーク
●ご氏名：　　田中淳子　様

上記フォーマットをそのまま使えばこうなります。

しかし、自分の「様」は消すほうがいいのでは?　結婚披露宴の招待状のように「貴社」の「貴」や「ご氏名」の「ご」は消したほうがよいかも、と思い、二重線で消すようにしています。なんとなく。

さらに、訪問先の方を「山田太郎」と呼び捨てするのも失礼な感じがするので、「山田太郎　様」と「様」をつけ足したり。

というわけで、実際には、こんな風に書きます。

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●訪問先部署：人事部
●訪問先名：　山田太郎　　様
●貴社名：　グローバルナレッジ
●ご氏名：　　田中淳子　様
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ここまでやって、ようやく人心地つく、という感じです。

さて、現在、新入社員研修花盛り。　同僚がビジネスマナーを指導しているクラスをほんの少し見学させてもらいました。

その際、「あ!そうそう、それ大事!」「新入社員だけではなく、ベテランも知っておくべきことだなぁ」と思ったことがあります。

講師がこう説明していました。

「『入館受付表』に殴り書きしてはダメですよ。　入館する時だけの書類で、受付の方が受け取って終わり、と思うかもしれないけれど、訪問者の記録を残すために、総務などに保管されるんですよ。受付の方だけではなくて、他の方の目にも触れます。

○○会社の××さん、見た目とても物腰もやわらかいし、丁寧だけど、『入館受付表』にはこんなに乱暴に書いているのかあ。　殴り書きに近いね、なんて話が出ないとも限らないわけです。

他社を訪問する際は、訪問先の相手だけではなく、様々な方に見られていることを意識してふるまわないといけないのですよ」

と。

ここ大事なポイントですよね。

『入館受付表』は相手にお渡しするもの。入館のためだけに必要といえばそうなのだけれど、そこに記載された自分の手書き文字は残ってしまう。その文字が自分の印象を形作ることもある。

だから、丁寧に書くに越したことはない、というわけです。

一歩外に出たら、全方向に緊張しないといけませんね。