ビジネス文書や履歴書は、短く簡潔に

「文章は長い方が、情報量が多く、他人にアピールする」と思っている方。

実は間違っています。

英語をまじめに勉強していた頃に出会った、今でも大切にしている言葉があります。

"Vigorous writing is concise."  (力強い文章は簡潔である)

20世紀前半にE.B.Whiteが書いた言葉です。この文自体、"Vigorous writing is concise."ですね。

自分をアピールする履歴書やビジネス文書も、同様だと思います。

長い文章程、情報伝達力が弱まります。

逆に、短くかつ内容が詰まった文章は、力強く、かつ高い情報伝達力で、相手に伝わります。

私の過去のブログを例に、どのように短く出来るか見てみましょう。

4/18のエントリーからの引用です。

この世界では例を見ない知的インフラがあるからこそ、中国等へコモディティ製品の生産シフトが起こっても、高付加価値な製品やコア部品は日本に残っているし、2ちゃんねるのような世界にも例を見ない超巨大匿名メディアが日本でのみ存在し続けているのだ、と思います。(125文字)

意味は伝わりますが、読み直すと我ながら冗長と感じます。下記ではいかがでしょうか?

この知的インフラにより、中国へコモディティ製品の生産がシフトしても、日本に高付加価値製品やコア部品を残せたし、２ちゃんねるのような超巨大匿名メディアが日本で生まれたのでしょう。(88文字)

文字数にして30%減ですが、読みやすくなったのではないでしょうか?　

ビジネス文書の場合、読む側の人は、大量にある文書の中の一つとして我々の文書を読みます。

例えば、人事担当者は、何百通もの履歴書を読みます。この際、冗長で分かりにくい履歴書は避けられます。

履歴書やビジネス文書は、情報を正確に効率よく伝達するのが最大の目的です。この点を忘れずにしたいですね。

「味のある文章」と「簡潔な文章」が必ずしも両立しない点は難しい点ではありますが、ビジネス文書には「味わいは求められていない」と割り切ることも必要だと思います。

補足：E.B.Whiteの著作"The Elements of Style"の邦訳本「英語文章ルールブック」は既に絶版になっていて、Amazonユースド価格最安値は4,849円でした。オリジナルは200ページのコンパクトな本で定価1,200円です。