仕事の成果を最大化するために、考えたい２つの軸

ビジネスマンに限らず、学生も主婦も、誰もが多忙です。

「いやぁ、忙しくって」「なかなか本来やるべきことに手が回らなくって」という方も多くおられます。

中にはビジネスマンで、毎晩徹夜に近い状態で仕事をしている人もいらっしゃるのではないでしょうか？

その一方で、割と定時退社に近い状態で仕事をしていて、成果もしっかり上げている方もいらっしゃいます。

私はどうか、というと、出社はかなり早朝で、退社は定時。昼休みも弁当を食べながら仕事をすることが多い状況です。

ということで、一日平均労働時間は実質10-11時間。土日は他にやることが多く仕事ができないので、週50-55時間程度を仕事に使っている状況です。

従って、早朝残業して定時退社する、という感じです。

私の場合、このパターンは、いくつもの仕事が重なって忙しさがピークになっても、割と変わることはなく、一定です。忙しい場合でも、ブログを書く時間等、その他の活動の時間は何とか捻出しています。

一方で、20代の頃はそうではありませんでした。仕事が暇な時は時間を持て余し、忙しい時期は急に帰りが遅くなる、というパターンでした。

考えてみると、私の仕事の方法は、次のように変わってきたように思います。

■２０代の頃

「いかに仕事を速く効率的に仕上げるか？」が最大のテーマでした。

今で言うところのLifehack的な様々な方法を積み重ねて、より短時間で仕事を仕上げることを常に心掛けてきました。

■３０代初めの頃

この頃になってやっと、どうやら「仕事を速く仕上げる」だけでは、必ずしもいい仕事ができないことが分かりました。

それよりも結果に大きな影響を与えるのは、「今、自分はどの仕事を行うべきか？」をしっかり考えることである、と気がつきました。

逆に言うと、「どの仕事は積極的に行ってはいけないのか？(=捨てるべきなのか？)」を意識し始めました。

一生懸命仕事をして何らかのアウトプットを出しても、ビジネス上の成果を上げなければ何の意味もありません。さらに、ある仕事を行うことが、自分又は他人の余分な仕事を生んでしまうこともあります。

例えば、多くの人を巻き込みながら、成果に繋がらない仕事は、むしろ他の人達の生産性を阻害するので、行うべきではありません。

（尚、ここで言っている成果とは、売上だけでなく、お客様満足向上とか、社員のスキル向上、仕事の可視化、等、数字に直結しないものも含みます)

■３０代後半になって

「どの仕事を行うべきか？」を個人レベルから組織単位で考えるようになりました。

「そもそも組織として、どの仕事をやるべきなのか？やらないべきなのか？」ということです。

マーケティングで言うところのセグメンテーションとも考え方は共通しています。

一方で、仕事量のフラット化も心掛けるようになりました。これは、長期的に取り組むべき課題に対して、なるべく日頃から時間をかけて準備していく、という方法です。

例えばマーケティング担当者ならば、出来る限り多くの市場レポートに目を通しておき、自分なりの重要な洞察や知見が得られたら書き貯めておき、後からすぐに使えるようにしておく、とか。

例えばセールス担当者ならば、こまめにお客様の各部門の担当者と会ってリレーション拡大を図ったり、色々な情報にあたって担当しているお客様の課題の把握に努めたり、といったことです。

このような日頃の積み重ねが、仕事全体の成果を改善する上で大きく効いてきます。

このように考えみると、本エントリーのタイトルにもある「仕事の成果最大化のために、考えるべき２つの軸」ということが、仕事全体の成果を向上する上で、大きなテーマになります。

この２つの軸とは、「重要度」と「緊急度」です。

言うまでもなく、「重要度が高い仕事」に出来るだけ多くの時間を割り振る必要があります。

一方で、「緊急度が高い仕事」にも、ちゃんと対応していく必要があります。

しかしながら、ともすると我々は、「緊急度が高い仕事」だけに、優先順位をつけずに、時間の大半を使ってしまい勝ちです。

この結果、本来やるべき「重要度が高い仕事」に十分に時間を使えず、構造的な問題を抱えたまま仕事をすることになる結果、慢性的に「緊急度が高い仕事」ばかりが発生し、時間ばかりがかかってしまい、本来の成果が生み出せない、ということになり勝ちです。

実際には、「緊急度が高い仕事」の中でも、「緊急度が高く重要度も高い仕事」は「緊急度が高いが重要度は低い仕事」よりも優先度を上げて対応していく必要があります。

例えば、私は以下のように考えて仕事をしています。

（１）重要度が高く、緊急度も高い仕事

⇒真っ先に取り組む。

一方で、このような仕事が発生することが予期できている場合は、日頃からこまめに取り組みアウトプットを蓄積しておくことで、仕事量のフラット化を図っておく。

緊急度が高くなった時点で、蓄積した成果を活用して集中的に片付ける。

（２）重要度が低いが、緊急度は高い仕事

⇒できるだけ効率的に仕上げる。

突発的に発生し、かつ、本来自分が行うべき仕事の場合は、作業項目を洗い出しておいてパターン化し、日頃から定常業務化して組み込んでおき、より短時間で処理できるようにしておく。

本来は他の人が行うべき仕事で、自分は単なる仲介、という場合もある。このケースでは、長期的に仕事を適切な人にシフトする仕組みに変えていく。但し、仕事が最初に発生した時点でいきなりシフトすると混乱するので、まずは自分が全部を引き受ける。

（３）重要度が高いが、緊急度はそれほど高くない仕事

⇒これが日頃から取り組んでおくべき本来の仕事。

問題は、忙しい（＝緊急度が高い仕事に忙殺されている）ために、この仕事のための時間が捻出できないこと。

上記に述べた方法でできるだけ（１）と（２）の時間を少なくし、仕事の時間の多くを（３）に使うように心掛ける。

（４）重要度が低く、緊急度も低い仕事

⇒本来はやるべきではない仕事。

もしこれに時間を取られているのであれば、「この仕事自体、行うべきなのかどうか？」、いま一度見直す

「いや、そう言うけど、それは理想論だ。現実には自分の場合、『重要度が高く、緊急度も高い仕事』ばっかりで、どうにも身動きが取れない！」

という方もおられるかと思います。

本当にそうでしょうか？

全ての仕事が、同じ重要度と緊急度を持っていることは、ありません。

実際には、重要度と緊急度を見直して優先順位付けをすると、

『特に重要度が高く、特に緊急度も高い仕事』
『実は重要度はあまり高くなく、実は緊急度もあまり高くない仕事』

というように分類できることが多いのが、実際なのではないでしょうか？

もしかしたら、

「この仕事、今は自分しかできないから」とか、
「行きがかり上、私が引き受けてしまったから」とか、
「本当は自分がやるのはおかしいんだけれど、いまさら断れないし」とか、
「本来この仕事をやるべき部門があるんだけれど、ちゃんと仕事をしてくれないから自分でやるしかない」とか、

....そんな感じで、「ｘｘｘまでに仕上げてください」と言われるままに、実際にはその案件の重要度をよく把握しないまま、次から次へと仕事をしている、こんなパターンも、実際には多いのではないでしょうか？

一方で、重要な仕事を続けて成果を上げ続けると、さらに重要な仕事が来るようになります。

しかし、そのような中でも、さらに「重要度」と「緊急度」で優先順位を付け続けることで、より仕事の成果を最大化できます。

自戒も込めて、できるだけ「緊急な仕事」から「重要な仕事」に時間をシフトすることで、より多くの成果を上げるようにしたいところです。