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何故部下は思う通りにならないのか?  〜これからはコーチ型マネージャーの時代〜 ② いつもテンパッている部下にはどう応対すれば良いのか?

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何故部下は思う通りにならないのか? 

〜これからはコーチ型マネージャーの時代〜

② いつもテンパッている部下にはどう応対すれば良いのか?

私の30歳頃の話です。

当時私は日本IBMに勤務しており、大型汎用コンピュータの営業職を勤めていましたが、なにせ仕事量が多く、退社時間はほぼ終電かタクシーという毎日でした。

私はやらなければいけないタスクを付箋に書き込み、机の前のパーティションに貼る整理法(整理法ってほどのことではありませんが)をしていましたが、付箋の量が膨大に多いためやってもやっても毎日新しい付箋が増える状態でした。

当時の私のような仕事にテンパッている部下をお持ちのマネージャーにおすすめの"タスク・マネジメント術"です。

人の頭の中には大きなバケツがありかなり大量のタスクを記憶出来るのですが、時系列に沿ってきちんと整理することは意外と苦手です、特に大量のタスクが入り込むと処理能力は低下します。

やり方は小さめの付箋に細分化した自分のタスクを書き込み、シート(以下)の時間軸に沿って貼っていきながら整理するという方法で進め方は以下です。

1)タスクの多い仕事を2種類に分ける

(例:社外vs社内業務、プロジェクトA vs それ以外 等)

2)縦軸を時間軸とし、マイルストンの日付を記入

(例:3ヶ月の目標であれば縦軸を3分割し月末の日付を記入)

3)タスクを出来るだけ細かくふせんに書き込む(最小タスクまで分解)

4)書き上がったふせんをシートに貼り付ける。この際、時間軸と合わせ重要なタスクは中心に寄せて、そうでないものは外側に貼る

5)短期と中長期の目標に対し、2枚作成するのも効果的

6)1人では処理しきれないほど多くのタスクが存在する場合、次の3つのゾーンをつくり(白紙等に)検討を行う

a)やめるタスク、b)延ばすタスク、c)他人に頼むタスク

7)修正したタスクシートを俯瞰して眺め、当人が実行可能と納得出来るまで繰り返し実施する

マネージャー側から見ますと、部下が何故いつも忙しいのか、文字通り「見える化」が図れますので効率のよい指示/アドバイスを与えられます。

また、6)の部分は一緒に行なう事が必須です。

例えば「このタスクは俺が引き取るのでやらなくて良い」「このタスクは延ばすよう、他部門長と調整するよ」等とアドバイスや指示しながら進めて下さい。

注意点は1点、必ず「付箋」を使って下さい。書き出し、動かしたり、捨てたりすることで驚くほど頭の中が整理出来るのです。

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