効果的な説明資料を、短時間で仕上げるための４つの心得

私達は、ビジネスパーソンとして、様々な説明資料を作っています。

言うまでもなく、説明資料を作る目的は、説明する相手の共感を得て、期待する行動に繋げることによって、結果を得るためです。

言い換えると、説明資料を作ること自体は仕事の重要な一部ですが、目的ではありません。あくまで手段です。

従って、期待する結果が得られる説明資料を、いかに短時間で仕上げるかが、私達ビジネス・パーソンの生産性になります。

ということで、説明資料を短時間で仕上げるための心得をまとめてみました。尚、私の経験を元に書いています。人によっては別のやり方が適している場合もあります。その点はご了承下さい。

１．「全体を構想する時間」と「資料を作る時間」とを明確に分ける。

重要なのは、自分の心の状態を見極めること。構想を考えるために適した状態と、手作業を行うに適した状態があります。自分の状態に適した作業を行うことで、生産性は飛躍的に向上します。　⇒参考記事

２．全体を構想する時間は、シナリオを中心に考える。ポイントは、

・シナリオの流れにちゃんとロジックがあるかどうかを検証すること。　ここで資料の品質が決まります。

・ストーリー上で無駄な資料を作らない。「自分が作りたいチャートが、必ずしも必要とされるとは限らない」ということを認識すること。

・過去作った資料は、他人が作ったものも含めて出来る限り再利用する。必要な部分には修正を加えるが、この段階では修正点のみ箇条書きすればOK。

３．PCの環境を整える。

・出来るだけ高い性能のPCを使う。もし現在のPCが遅いのであれば、チューニングを行う。(ITmediaの記事「PCが遅いときの7つの処方箋」が詳しいので、是非ご参照を)

・それでも遅い場合、PCを買い換えることを検討する

４．実際に資料を作る場合は、PCの操作が思考スピードに追いついていることが極めて重要

自分の経験では、考えながら快適に操作できる時間と比較して、操作に2倍の時間がかかったりすると、思考が寸断されてしまうことにより、資料作成に3-4倍の時間がかかるように思います。

そのためには、「操作を行うこと」に思考力や思考時間を取られないようにする必要があります。

個人的に多用する方法をいくつか書いてみました。

・Ctrlキー+C（コピー)、Ctrlキー+X (カット)、Ctrlキー+V (ペースト)を使用する。これらはWindowsアプリで共通なので、これを憶えるだけでもかなりの操作時間が短縮できます。

・よく使う長文文字列は、IMEの「単語/用例登録」で辞書に単語登録する。最初の2文字で変換できるようにする。

よろ　⇒よろしくお願いいたします。
あり　⇒ありがとうございます。

・長文を書く場合は、自分のお気に入りのテキストエディターを使用する。私の場合は秀丸を使っています。ボックスコピー等が出来るので、非常に重宝しています。

・パワーポイント等で他パッケージのチャートを再利用する場合は、「スライド一覧表示」でコピーするページを選び、Ctrlキー+Cで丸ごとコピーし、貼り付ける場合に「元の書式をそのまま使う」でスタイルをそのまま使用する。

・アプリ毎のショートカットキーや、ツールバーのコマンドのうち、特に使用する3-4個を憶えておく。

・資料作成にあたって、膨大な数値データを分析することも多いと思います。とりあえずExcelのPivotテーブルの作り方と、vlookup関数でシート同士を特定列をキーにして連結する方法を覚えてけば、短時間でかなりの分析が可能です

(ただ、Pivot等を使わない通常の使用であれば、先日発表があったLotus Symphonyで十分に対応可能です)

このようにしてまとめてみると、すばやく説明資料を仕上げるコツは、必ずしも実際にPCの操作し時間を短くするだけではないことに、改めて気付かされますね。