プレゼン資料を組み立てる話

先の24から26日にかけて、静岡で開催されたIBM製品のユーザー会に参加した。主に中小型システムのユーザーを対象にした勉強会で、ここ何年かは連続して講師を務めている。いつもあちこちでやっているような、僕が担当している製品の最新情報についての話をするので、準備も割と楽である｡要した時間は全部で30分くらいだったかな。

実は僕が使うプレゼンで使う資料の大半は、小手先の修正とページの並べ替えがほとんどで、新規に作成することはあまりない。年に何度もセミナーなどで話す機会があるので、毎度新規作成しているヒマがないのと、そもそも同じような話題についての話を繰り返し頼まれる傾向があるので、おのずと資料の使いまわしが多くなる。例えば製品の新機能を発表した当初は、その話をするよう依頼されることが多くなる。かつては資料を作り散らかしていたが、最近は作った資料を管理することにした。いつ、どのような機会で、どんなタイトルの資料を作ったのか、そしてその資料に新たに盛り込んだポイントは何かを、リストにしてある。何かの機会に新たに資料を準備する際には、そのリストを眺めながら、どの資料とどの資料とを組み合わせて作ればよいのかを考えるところから始まる。

次にたたき台となる資料全ページの中から、話の流れを考えて、あった方がよさそうなページを拾い上げて一つにまとめる。そして持ち時間を考慮してページ数の絞込みを行ない、話しやすいようにページを並べ替える。各ページの内容を見て、刷新するべきページがないか、必要に応じて追加作成するべきページがないか、といったところを考えて手を加えれば出来上がりである。

これだけだといとも簡単というところだろうが、最新の情報に追随するべく日頃の蓄積には気を配るようにしている。会社にいるだけで毎日のように資料が送付されてくるし、メルマガも送られてくるし、その他にも毎朝大体20分はかけていくつかのニュース・サイトを巡回するようにしている。この中からいずれ役に立つかも知れない情報を選別して、資料やURLアドレスをPCディスクのディレクトリに話題別に蓄積しておくのである。こうしておけばいつかは資料の微調整や、新規ページの作成にすぐに役立てることができる。だから似たような話題を繰り返す場合でも、資料が全く同じになることは滅多にない。

困るのは、所要時間の制約が厳しいにも関わらず、カバーして欲しいポイントをいくつも並べて講演を依頼してくるケースである。しかもそれらのポイントの関連性が希薄だと、全体の話を組み立てにくい事この上ない。その旨依頼者に申し立てたり、こちらから別の提案をしたりしても、「何とかして欲しい」という頑固な答えしか返ってこない場合がある。そうなると仕方がないな。話が少しちぐはぐになったって僕は知らないもんね。