議事録のない会議は、やった意味がない（ことも多い）

1/27の日本経済新聞夕刊の記事「震災10会議、議事録なし」で、東日本大震災関連の15会議のうち10会議で議事録を作成していなかった、と報じられています。

会議の目的は、なにかのアウトプットを出すことだと思います。

例えば何かを決定したり。

あるいは、ブレインストーミングで、アイデアを生み出したり。

で、皆さん忙しいですから、会議が終わったら会議のことを忘れてしまうことも多いのです。

だから、会議で何を決定したのか、議事録を作ることはとても大切だと思うのです。

とは言っても、議事録で全ての発言を記録する必要はありません。

後で参照してアクションが取れることが議事録の目的なので、最低限、開催日時・出席者・アクションプランだけを書いていればよいと思います。

要は合意した内容を記し、出席者と出席しなかった関係者に徹底することが目的なのですから、1時間議論してアクションプラン1行、でもいいと思います。

私が良くやる方法は、プロジェクターでパソコンの画面を映して、前回の議事録を皆で確認した後で、エディターを開いて議事録を作りながら議論を進める方法。

皆さんが画面を見ることになりますが、これだと早く意思統一を図り、アウトプットも素早く出せることも多いのです。

逆に議事録を作っていない会議は、このような見える形のアウトプットがない訳で、やった意味がないケースもあります。

もちろん、それぞれの会議には目的がありますし、その目的を達成すればよいので、議事録は必須、ということもないでしょう。しかし、意志決定をするのが目的ならば、その決定内容を残すためにも、議事録は必要です。

議事録を作成していなかったという10会議がどのような会議だったのか、興味があるところです。

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