続：就活にWord、Excel、kintone
昨年6月に訪問した専修大学経営学部の関根ゼミに行ってきました。関根ゼミでは、昨年からサイボウズkintoneを導入して使っています。
3年生が挑戦していた神奈川産学チャレンジプログラムは、関根ゼミの4チームのうち3チームが受賞するすばらしい結果で終わりました。今回の訪問は、この成果にkintoneが役に立ったのか、または立たなかったのかをお伺いすることが目的です。
質問の項目は
- kintoneをどのように使ったのか。
- もしkinotneがなければどうしていたか。
- 今回のkintone利用経験を今後どのように活かしていけそうか。
です。
山崎チーム
テーマ：株式会社 京急システム 「京急グループの強みを活かし、ＩＴサービスを活用した京急沿線に活力を生み出す提案」
- 提出資料のパワーポイントやワードのファイルを共有するためにファイル置き場として活用した。
分担して作成したファイルをアップして1つに合わせて、先生に添削していただいた。
打ち合わせはSkype（音声と画面共有）やLINEを使った。
メール通知の設定項目が多くて手間取った。ファイルを更新する度にメールで通知が来ると頻度が多くなりすぎる。 - ファイルを共有するためにOneDriveやGoogleドライブ、gmailのファイル添付を使うことになったと思う。
OneDriveやGoogleドライブはファイルを公開するのに手間がかかる印象。
kintoneは改版の記録や一言メモのコメントで修正内容を残せるところがいい。 - kintoneを使いこなせていなかった。今回のアンケートは手書きでやったが、kintoneのアンケートを使えそう。
堀内チーム
テーマ：旭企業株式会社 「セメント輸送における車両の運行効率向上に繋がる施策の提案」
- スレッドでアイデア出し、質問、提案をして、会って打ち合わせをするときに振り返りをした。
誰がどこを分析するか分担を決めて、結果をkintoneにアップして議論した。
オンラインとリアルに会うことの割合は半々くらいだった。
一番の用途はファイル管理。発表用のファイルを共有するのが簡単。
スケジュールや議事録のアプリも使った。
LINEで連絡事項の伝達をして、決まったことはkintoneで管理した。
出先でスマートフォンでパワーポイントの内容を確認することができて、USBメモリで持ち歩く必要がなくなった。
他のチームの進み具合をオンラインで見る事ができるのはよかった。どこにいてもわかるし、見えることでチーム間の競争になる。 - メールにファイルを添付してやり取りしていたかもしれない。または、Googleドライブを使ったと思う。
このやり方だと、打ち合わせで集まるときまで他の人の進捗がわからず、催促することができない。 - 輪講のファイルを管理するのに使えそう。USBメモリだとまとめるのが面倒で、持ってくるのを忘れそう。（ゼミで行う輪講は、あらかじめ各人が分担して用意したファイルを代表者が1つにまとめる作業がある。）
浅沼チーム
テーマ：山陽印刷株式会社 「若者や学生に使い易いパーソナルプリントアイテムの企画・提案」
- 自分の母親のアドバイスをスレッドに書いて、Skypeで画面共有しながら議論して、議事録アプリにメモを記録した。
目的ごとに複数のスレッドに分けておくと、あとでまとめて見返すときに楽。
データはkintoneからCSVファイルに書き出してExcelで分析した。
フォームクリエイターを使ってアンケートを作成して、ゼミを対象に実施した。 - kintone無しではできなかった。
- 長期のプロジェクトを管理するのに使えることがわかった。
村山チーム
テーマ：株式会社神奈川新聞社「学生が考える神奈川新聞社のCSR 」
- ファイル共有に主に使った。スケジュール管理でも使った。
みんなで話し合って決めて行くのに便利。
ファイル共有アプリを3つ作成して、研究の段階ごとに使い分けた。
他のチームの進捗が見えて、競争になった。
携帯に通知メールが届くのはよい。 - Googleドライブを使ったと思うが、Googleドライブは1年の時に使ってアップしにくい印象がある。
- あると便利から、あるのが当たり前になりそう。大きなチームで使うと便利。
4年生は卒業論文を先生と共有するためにkintoneのスペースを使いました。代表して、村地さんにお話を伺いました。
- フォームクリエイターでアンケートを作って、ゼミ生や学外の友人に対して実施した。結果はkintoneのグラフ機能を使って集計し、できたグラフは論文に貼り付けた。
Excelよりグラフを作るのが簡単。
イベント管理アプリでスケジュールのマイルストーンを管理した。
先生が論文にコメントしたことを、スマホアプリで外出中に知ることができるのは便利。 - Googleドライブは3年生のときに産学チャレンジプログラムで使ったことがある。スマホだとGoogleにログインするのが面倒。
Googleカレンダーは使ったことがない。スケジュールはExcelを使って管理することになったと思う。
アンケートは紙で実施するか、Excelに入力するか。 - アンケート機能を使いこなしたい。ファイル管理はGoogleドライブより全然良い。
関根先生は、文系の学生こそデータベースを知っておくべきとの思いで、学生を指導なさっています。一昨年まではExcelやAccessを使ってきました。kintoneは、Accessを使うより理解度が高まる、すぐに使える、ネットワークでデータベースをそのまま共有できる、ことに魅力を感じているそうです。
今年の産学チャレンジプログラムでは、kintoneを使ってチーム内で情報を共有するだけでなく、他のチームの進捗状況をいつでも見る事ができたことで競争意識が高まる効果がありました。これは意外な効果と言えそうです。
一般に産学チャレンジプログラムや卒論の途中の経緯や議論の履歴は、まとまった形で残っていないことが多いです。今年のkintone上の記録は、今後のゼミの財産として再利用できそうです。
来年度はkintone導入2年目となり、kintoneを使った3年生が4年生として新3年生を指導します。SkypeやLINEで会話して、kinotneでデータや履歴を管理することを学んだ学生がこれから世の中に出てきます。オンラインとオフラインを効率的に使い分ける新しい仕事のスタイルになりそうです。
皆様の職場は新しいスタイルを受け容れる準備はできていますでしょうか。