DocuWorksで行こう【会社編】

前回は個人でDocuWorksを使うメリットについて説明しました。一人で使って便利なDocuWorksですが、会社などの組織全体で使うとより効果的です。

DocuWorksのデスクトップには、前回の説明に出てきたパーソナルフォルダだけでなく、「リンクフォルダ」があります。ファイルサーバーの共有フォルダを、リンクフォルダに割り当てて使います。Windowsのエクスプローラで同じことはできますが、DocuWorksのリンクフォルダを使うと、DocuWorksデスクトップで共有フォルダのファイルを操作することができて便利です。付箋紙付きのDocuWorksファイルを伝言板や回覧板のように使うと、効果的かもしれません。

また、DocuWorksと富士ゼロックスの複合機を組み合わせて使うと、親展ボックスの機能を利用できます。

これは複合機でFAXを受信したり、紙文書をスキャンしたりした時に、データをあらかじめ指定しておいた親展ボックス（フォルダ）に入れてくれる機能です。親展ボックスは基本的に1人のユーザ専用になります。共有の複合機を使って個人専用のフォルダに直接スキャンデータを入れることができるのは便利です。

私は会社員時代にDocuWorksを使っていたことがあります。その会社は富士ゼロックスの複合機を全社的に採用していました。業種は卸小売業で、全国に約60店舗がありました。店舗が百貨店のフロアにあるため、Eメールではなく紙のFAXが本社と店舗間の連絡手段になっていました。月末の売上報告など特定の日時になると、全店舗からのFAXが本社に集中してしまい、FAX回線が話し中になるだけでなく、プリントされたFAXの仕分けや管理がたいへんでした。

この問題は、本社の複合機に電話回線を追加して2回線にすることと、受信したFAXを紙に印刷せずにDocuWorksの親展ボックスに振り分けることで解決しました。

店舗から本社に送ったFAXを複合機が受信して、店舗の電話回線の発信者番号を元に各店舗ごとの親展ボックスに自動的に振り分けるようにしました。振り分けられたFAXはプリントアウトされるのではなく、DocuWorks形式のファイルで保存されます。本社の営業担当者は自席のパソコンのDocuWorksデスクトップで、店舗から来たFAXの内容を確認します。保存が必要なFAXはリンクフォルダに移動して、部内で共有します。

これにより、ペーパーレスになりました。受信したFAXがどこかに紛れてしまう事故がなくなっただけでなく、営業担当者が複合機までFAXを取りに何度も往復する手間が省けました。

DocuWorksを使いこなすと、富士ゼロックスの複合機を欲しくなって困ります。これが富士ゼロックスさんの狙いでしょうか。