こんな時にも年賀状作成ソフト

2008/03/06

同じオルタナティブブログで川上さんが「アウトプットは、システム化で固定しない」というエントリを書いておられますが、まったくその通りだと考えます。

　これをシステムの機能として、設計し、開発し、帳票として出力することは、この変更の要求に対応しづらくなるわけで、費用も時間もかかることになります。
　
　こうなると、せっかく多くの費用や時間を費やしたシステムもアウトプットのちょっとした不満によって、価値がガクッと下がってしまうこともないわけではないのです。

システムから出てくる帳票は、まさにシステムを利用する目的の肝です。同時にビジネス環境の変化や担当者の異動によって、変更が頻繁に発生する部分でもあります。極端な話、帳票を使う部署の部長が交代して、新部長の趣味にあった帳票が出ないというだけで「使えないシステム」と言われかねません。(実話です)

帳票1本であっても、利用者の要望を開発会社に伝えて、開発とテストを経て使えるようになるまでは、費用と時間がかかります。開発会社としては技術者をアサインしなければいけませんから、一仕事50万や100万は請求しないと割に合わないです。安くかつすぐに実現したいという利用者の要求を満たすのは難しいです。

私のお薦めは、システムから出力するのはCSV形式のファイルなどデータそのものに止めておき、レイアウトや印刷などの機能は利用者側のパソコン側で行うことです。

一例ですが、システムにある顧客情報を宛名ラベルやハガキに印刷したい、というのは一般的な要件だと思います。このようなケースでは、システム側で頑張って宛名ラベル用紙やハガキのレイアウトまできっちり作り込むのではなく、必要なデータをCSV形式のファイルに落として、それを年賀状作成ソフトで読み込んで印刷した方が効率的です。

5千円程度で買える年賀状作成ソフトは、実はなかなかの優れものです。

住所録をCSVファイルから取り込んで、はがき、封筒、各種ラベルシール、名刺など、多彩な用紙に印刷できます。用紙を選ぶだけで自動レイアウトする機能までついています。プリンタトラブルなどの際に、一部分だけもう一度印刷したいといった場合も簡単です。
ダイレクトメールなど大量の郵便物を出す時は、バーコード付郵便物にすると料金が割引になります。バーコード印字の機能はほとんどのソフトにあります。

これだけの機能をシステム側で作り込もうとしたら、かなりの金額になるでしょう。

マイクロソフトのワードにも、差し込み印刷という機能があります。あらかじめ用意した文書テンプレートにデータをはめ込んで文書を作成することができます。うまく使えば本格的な帳票やお客様に送る文書も作れます。テンプレートの文言やレイアウトが頻繁に変わる場合に便利です。

パソコンにダウンロードした顧客情報の管理に注意が必要ですが、使える場面は多いです。