ある時は販売員、ある時は営業マン、またある時は社長業! 経営に現場に走り回る日々の気づきブログ。元気の源は「ありがとう」。言う時も言われる時も気持ちのいい、魔法の言葉! 接客や営業ノウハウを中心に書いていきます。

「メールはニガテ」 じゃもったいない!ビジネスメールの極意!(基礎編)

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 こんにちは!走る社長、貫洞(かんどう)です。毎回あれがもったいないこれがもったいないと書き散らかしておりますが、まとめると

・会話のネタがたっぷりつまった「新聞を読まない」のはもったいない
・会話のテクニックが不足しているために「飲み会はニガテ」なのはもったいない
・小手先の話術不足に囚われて「スピーチはニガテ」と思い込んでしまうのはもったいない

 と3つのテーマについて掘り下げたところです。これらは皆「会話」における「もったいない」です。今日は「文章」についての「もったいない」を掘り下げていきます。最近、お会いすると丁寧で素敵な方なのに、文章(主にメール)がもったいない方が、とっても多いのです。

 

 まずは、以下のメールA を読んでみてください。


メールA 

件名:資料送らせて頂きます。

○○株式会社 ○○様

いつも大変お世話になっております。株式会社○○の○○です。
先日ありがとうございました。

早速ですが、先日お話させて頂きました資料送らせて頂きます。
おそらく数値は合ってるかと思いますが、念のためご確認くださいませ。

※万一ファイルが開けない、見れない等あればご連絡くださいませ。

では今後ともどうぞよろしくお願いいたします。



 次に、以下のメールB を読んでみてください。
伝えている内容は全く同じです。言葉に注意して読んでください。

 


メールB 

件名:○○の資料を送らせて頂きます ○○です

○○株式会社 ○○様

いつも大変お世話になっております。株式会社○○の○○です。
先日はありがとうございました。

早速ですが、先日お話させて頂きました資料を送らせて頂きます。
おそらく数値は合っているかと思いますが、念のためご確認くださいませ。

※万一ファイルが開けない、見られない等あればご連絡くださいませ。

では、今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

 

 
 メールとメールは、内容はほとんど変わらないのに、メールAは何だか気持ちが悪い。そんな風に感じられたのではないでしょうか?簡単にまとめると、メールAは以下の3点で「残念」なのです。



1.「てにをは」の使い方が適切でない

例) ×先日ありがとうございました ○先日ありがとうございました
    ×資料送らせて頂きます    ○資料送らせて頂きます
   

 最近特に多いのが、「を」を抜いてしまう表現方法です。新聞の見出しなどでは字数を絞る為に「6年ぶり政権交代」などの表現がアリとされていますが、本来であれば「6年ぶり政権交代起こりました」 です。「御見積書送信させて頂きます」もビジネスメールの文中でよく使われますが、個人的には「お見積書送信させて頂きます」 の方が丁寧だと感じます。
 上記のように、必要以上に「を」や「は」を省略してしまうのは時として文章の流れがスムーズでなくなってしまうので、気を付けた方が良いでしょう。



2.「ら抜き言葉」「い抜き言葉」が使われている

例) ×数値は合ってる    ○数値は合って
    ×見れない        ○見れない

 数年前から問題視されておりましたが、最近さらに顕著です。「やらされてる感」などは、一瞬「い抜き言葉」だと感じないほど浸透している日本語です。(本来であれば「やらされてる感」です) このように一般化されてきているとは言え、ビジネスメールの場では、きれいな日本語を使った方が印象が良いものです。「やってる」と「やっている」では印象が全然違います。もう一歩進んで「やっている」を「実施している」等の言葉に言い換えると更にビジネスの場にふさわしい言葉になります。



3.件名の付け方が適切でない

例) × 資料送らせて頂きます  ○ ○○の資料を送らせて頂きます ○○です

 前提として、件名は本文ではないので「、」や「。」などの句読点は打ちません。これらは文(本文)にのみ使われるものです。
 そして、件名は一番に相手の目に入る部分です。忙しい方であれば件名を見て「すぐ読むメール」「後で読むメール」「どうでもいいメール」と仕分けてしまうでしょう。相手の方が忙しい方である可能性を考慮すると、自分の名前や特定の用件を示す言葉を一つ入れておく方が、件名だけに賢明です。

 私の場合は、名前が珍しいのでそこを利用して件名を「お世話になります 貫洞です」 のように書く事が多いです。
 大事な用件の場合は  【重要・御見積書を再送致します】○月分~○月分  のような件名を付ける事もあります。

 

 基本中の基本ばかりですので、誠読者の方々にとっては当たり前の事ばかりかと思いますが、ふと気を抜くと、自分の日本語が正しいかどうか、見失ってしまうこともあるかと思います。言葉はその人を表すツールの一つですから、大事に使っていきたいですね。

 では、次回は「メールはニガテ」 じゃもったいない!ビジネスメールの極意(応用編) にてお会いしましょう!

Comment(8)

コメント

仲澤@失業者

細かいことで恐縮ですが、
「やらされてる感」は既に熟語化していますので、
い抜き言葉の説明に用いるのはやや不適切ですね。
特に「やらされてる感」は「名詞」+「感」ではないので、
日本語としてはやや変で、その違和感や、
音のリズムも含めて楽しむべき言葉かもしれません。
類似の言葉に「コレジャナイ感」「終わった感」
などがありますね(笑)。

貫洞沙織

仲澤さま

コメント及び、適切なご指導をありがとうございます!そうですね。『やらされてる』や『やってる』のみで実例をあげるべきでした。

音のリズムを楽しむ日本語、という観点がとても素敵です。『あたらしい日本語』も含め、もっと日本語を学んでいきたいと思います!

『コレジャナイ感』なめこのアプリでこの言葉が使われていて、とても印象に残っていました(笑)

これからも、気づいたことがあればぜひ教えてください!よろしくお願いします。

ほりい

さらに細かくなり恐縮ですが、2点ばかり気になったことを。
・件名に挨拶を書くのはどうかと思います。
この場合、主題は資料を送るということです。
ですので「xxの資料を送らせて頂きます」など、
内容がわかるものが適切と思います。
・「お世話になっておりります。」てにをは以前に誤字は問題外です。
送信前に読み直す癖をつける必要があります。
かくいう私もいろいろ失敗してきましたので、立派なことは言えません(汗)。

貫洞沙織

ほりい様

コメントありがとうございます!
早速直させて頂きました。
ほりい様のおかげで、おかしな部分がまた一つ、直りました。

読み直し、チェックの仕方に工夫をして(音読する等)、
以後、誤字脱字の無い記事を書けるように頑張ります!

主題が「資料を送ることである」点につきましても、
考えてみたところ、その通りと思いましたので、
こちらも直させて頂きました!

皆様のアドバイスあっての記事となりました。
思考錯誤しながらの更新となりますが、どうかまた何か発見されましたら、
ご教授頂けると嬉しいです。

これからも、どうぞよろしくお願いします。

金次町

どんも~。
あまりに身近すぎちゃって
コメントを書くのはどうかと 控えていたのですが、、
思い切って書いてみたりして、、。


 貫洞社長のビジネスメールは
いつも丁寧で、
要点もマトまっていて 判りやすいので 良いですよー。

今回 取り上げた3点は
ちょっと基礎的すぎて、
誠ブログで 読み書きしている方々には
物足りないかも知れないですが、、、

んでも、 “てにをは” については
最近 ネットの掲示板とかで
あまりに “てにをは” が適切でなくて
何を言いたいのか さっぱり判らないかたとかも
たくさん見てきたから、
本当に その切実さを感じるなぁ・・・。

ん~、上の文で 例えるなら、
「先日 お話させて頂きました資料が 送らせて頂きます。」
とか、そんなレベルです;;;
メールのやり取りは ともかく、
思わず、「 “~が” って何ですか? “~が” ってぇ!?」
と ツッコミを入れたくなるような・・・。(笑)

日本語って難しいけど、
きちんとした言葉で話すと
それだけで “賢そうな印象” を与えられるから、
逆に言えば、とっても便利だなぁ・・・ って
最近 つくづく思います。。

特に ビジネスでは
相手に “仕事のできる人” の印象を与えることって
とっても大事だから、
常に 丁寧で、相手に判りやすく書くことを
意識していたいですよね。。

・・・って、フォローしてみたりして。。(笑)

金次町

どんも~。
あまりに身近すぎちゃって
コメントを書くのはどうかと 控えていたのですが、、
思い切って書いてみたりして、、。


 貫洞社長のビジネスメールは
いつも丁寧で、
要点もマトまっていて 判りやすいので 良いですよー。


今回 取り上げた3点は
ちょっと基礎的すぎて、
誠ブログで 読み書きしている方々には
物足りないかも知れないですが、、、


んでも、 “てにをは” については
最近 ネットの掲示板とかで
あまりに “てにをは” が適切でなくて
何を言いたいのか さっぱり判らないかたとかも
たくさん見てきたから、
本当に その切実さを感じるなぁ・・・。


ん~、上の文で 例えるなら、
「先日 お話させて頂きました資料が 送らせて頂きます。」
とか、そんなレベルです;;;
メールのやり取りは ともかく、
思わず、「 “~が” って何ですか? “~が” ってぇ!?」
と ツッコミを入れたくなるような・・・。(笑)


日本語って難しいけど、
きちんとした言葉で話すと
それだけで “賢そうな印象” を与えられるから、
逆に言えば、とっても便利だなぁ・・・ って
最近 つくづく思います。。


特に ビジネスでは
相手に “仕事のできる人” の印象を与えることって
とっても大事だから、
常に 丁寧で、相手に判りやすく書くことを
意識していたいですよね。。


・・・って、フォローしてみたりして。。(笑)

金次町

あ!ごめんなさい;;;
きちんと行間が 反映されなかったので
同じものを 2回投稿してしまいました;;;

貫洞沙織

金次町さん

コメントありがとうございます!
今回の記事は「基礎編」なので、「応用編」では
もう少し突っ込んだビジネススキルについて書きたいと考えています。

「てにをは」気になりますよね!?(笑)
わたしもとっても気になるタチで、たとえ意味が通じたとしても、
与える印象が全く変わってきてしまうので、
正しい日本語を使えるに越したことは無いと思います。

改行については、普通に改行すると自動で詰められちゃうみたいですね。
朝起きたら3つもコメントが付いていたので、少しびっくりしました(笑)

これからもよろしくお願いします!

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