【第３回】「使いこなさなければいけない」というプレッシャー
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社内コミュニケーションの活性化のため、業務効率化のために
グループウェアを導入したけれど、
どのように社内に広めていけばいいのだろう・・・
今回はそのようにお悩みの導入担当者様に向けて、グループウェアを社内に広めるポイントをお伝えしたいと思います。
●利用者にプレッシャーを与えない広め方が重要
企業内で「何かを教える」というと、
勉強会でみんなそろって学ぶイメージがあります。
機能を網羅したぶ厚いマニュアルを教科書に、機能説明が一度に詰め込まれるという方法、
マニュアルが厚切り食パンに見え、説明は子守唄に聞こえて・・
実際、それで頭に入る人はあまりいないそうです。
勉強会という非日常では
仕事に直結するイメージが付きにくいのではないでしょうか。
また、グループウェアは機能が多いので、
「使いこなさなければいけない」というプレッシャーを受けてしまいます。
そこで考え方を変えて、「使いこなさなくても効果を出せる」という方針で
広めてみてはいかがでしょう。
●1つの機能だけを使って効果を出す
たとえば、「スケジュール機能だけ利用する」といった方針で
単機能のみをOJTとして業務に織り込んで利用していけば、
利用者は「これだけ使えばいいんだ」と負担が軽く、
日を追って社内での利用が浸透しやすくなります。
日々利用するうちに
スケジュール以外の機能にも気づき、活用され始めることも考えられます。
グループウェアも道具ですので、「習うより慣れろ」が良いかもしれません。
肝心なのは「グループウェアを使いこなす」ことではなく、
「グループウェアで業務を効率化をする」ことなので、
まずは1つの機能の利用から推進してみるのはいかがでしょう。
会社様によって導入のきっかけとなる状況や機能も異なってくると思いますので、
ぜひみなさまのご活用方法もお聞かせいただけますと幸いでございます。