【第１回】 グループウェアをwikiで調べてみた
グループウェア（Groupware または Collaborative software）とは、
企業など組織内のコンピュータネットワークを活用した情報共有のためのシステムソフトウェアである。
ネットワークに接続されたコンピュータ（のユーザー）同士で情報の交換や共有ができるようになっており、業務の効率化を目指したものである。
なんだか知らない言葉があってピンとこなかったので、となりにいる技術系の担当者に明確な説明を求めました。
グループウェアとは・・・
『パソコンや携帯電話から利用することができる、情報共有のためのソフトウェア』
とのこと。これはピンときました！
さらに
『スケジュール管理やワークフロー、Webメールといった通常業務に必要な機能だけでなく、
ブログやSNSの機能も持っており、社内コミュニケーションの活性化をお手伝いします。』
なるほど、グループウェアにはいろいろな可能性があるのですね。
そこで今回の、第一回目の『はじめてのグループウェア。』では、グループウェアの導入をご検討されているみなさまに、グループウェアの活用による具体的なメリットをいくつかご紹介させていただきたいと思います。
◆ 複数人の一括スケジュール連携による、工数コストの削減
これまで手帳やホワイトボードに記入していたスケジュールも、グループウェアに登録すれば紙やペンは必要ありません。
ご自分のスケジュールの他、ユーザー全員のスケジュールもすぐに把握することができ複数人へのスケジュール登録も一括で行えますので、スケジュール調整や時間確認の手間が減り、業務効率の向上、工数コストの削減に繋がります。
◆ ビジネスチャンスや問題点をいつでも把握
社内に情報を伝えたいときや意見を集めたいときなど社内ブログ機能や掲示板機能を利用すれば、離れたところからでもすぐにチェックすることができます。
すばやく全員に情報が伝わるので多くの意見を集めることができ、またブログ機能を日報的に利用することで、潜在的な問題の発見と、その解決に繋がります。
◆ 担当者に伝言メールを送信、即対応可能に
外出中や席を外しているときでも携帯にメールが届けば、大切なお客様からいただいた伝言をタイムリーに受け取ることができます。
外出先から電話をかけ直したりと瞬時に対応することができ、これまで使用していた伝言メモ用紙の必要がなくなるので散乱していたデスクの上もすっきりです。
いま、この記事を書きながら、すっきりなデスクを再確認しようとしたら
わたしのデスクにはお菓子の包み紙が散乱していました。。
今回ご紹介させていただいた活用シーンはほんの一部の活用例で、他にもグループウェアにできることはたくさんあります。
また次回以降も、グループウェアに関する情報をお届けできればと思っておりますので
よろしくお願い致します。