はじめてのグループウェア。

社内コミュニケーションの活性化のため、業務効率化のために
グループウェアを導入したけれど、
どのように社内に広めていけばいいのだろう・・・

今回はそのようにお悩みの導入担当者様に向けて、グループウェアを社内に広めるポイントをお伝えしたいと思います。

●利用者にプレッシャーを与えない広め方が重要

企業内で「何かを教える」というと、
勉強会でみんなそろって学ぶイメージがあります。

機能を網羅したぶ厚いマニュアルを教科書に、機能説明が一度に詰め込まれるという方法、
マニュアルが厚切り食パンに見え、説明は子守唄に聞こえて・・
実際、それで頭に入る人はあまりいないそうです。

勉強会という非日常では
仕事に直結するイメージが付きにくいのではないでしょうか。

また、グループウェアは機能が多いので、
「使いこなさなければいけない」というプレッシャーを受けてしまいます。

そこで考え方を変えて、「使いこなさなくても効果を出せる」という方針で
広めてみてはいかがでしょう。

●1つの機能だけを使って効果を出す

たとえば、「スケジュール機能だけ利用する」といった方針で
単機能のみをOJTとして業務に織り込んで利用していけば、
利用者は「これだけ使えばいいんだ」と負担が軽く、
日を追って社内での利用が浸透しやすくなります。

日々利用するうちに
スケジュール以外の機能にも気づき、活用され始めることも考えられます。
グループウェアも道具ですので、「習うより慣れろ」が良いかもしれません。

肝心なのは「グループウェアを使いこなす」ことではなく、
「グループウェアで業務を効率化をする」ことなので、
まずは1つの機能の利用から推進してみるのはいかがでしょう。

会社様によって導入のきっかけとなる状況や機能も異なってくると思いますので、
ぜひみなさまのご活用方法もお聞かせいただけますと幸いでございます。

• グループウェア「アイポ」

「はじめてのグループウェア。」今回は、実際にグループウェアを導入された会社様の例を知りたくなったので、はじめてのゲストとともに、はじめてのインタビュー形式でお届けいたします！

今回お話を聞くのは、アイポサポートセンターの導入支援担当、野村さんです。

―　「はじめてのグループウェア。」に紹介記事を載せたいので、
　　とっておきのお話を聞かせてください。
　
銀だこ様の導入事例はどうでしょう。

―　あ、あの表面パリッ、中トロ～のたこ焼きの、銀だこさんですか！？
　　ぜひ食べ・・聞きたいです！　

実際に導入をしていただいたのは、株式会社ホットランド様になります。

「築地銀だこ」の店舗の他にも、たい焼き「銀のあん」など、
日本の文化に根ざした食材をテーマに店舗企画、店舗運営をされています。

―　たい焼きは頭から食べる派です、わたし。意外ですか？！
　　～では、アイポ導入までのいきさつを教えてください。　　

社長様が、アライブ株式会社様でアイポを日報として使われていたのをご覧になり、
使いやすそうなので使ってみたいとお問い合わせいただいたのがきっかけでした。

―　銀だこ様はたくさんの店舗があるので、店舗同士のやりとりも大変そうですね。

月１回の会議で業務報告をされてきたので
状況を把握するのに時間がかかるという課題があったそうです。

―　現状では導入して間もないそうですがその課題はどのように解決されるのでしょうか。

全国の店長100人にiPhoneを配布して、どこからでも業務日報や掲示板、
本部スケジュールをリアルタイムで確認、共有ができるようになります。

―　なるほど、たくさんある店舗間での情報もリアルタイムで共有ができるのですね。
　　その他にどのような効果が期待できますでしょうか？

本部スケジュールとして、全国の事業部イベント（例えば新店舗オープンや新商品発売など）をカレンダーから見えるようにすることで、本部からの情報がすばやく確認できるようになると伺いました。

また、アドレス帳機能を利用して、iPhoneからのクリックコールで全国の店長が社員や店舗にすぐに電話をかけられるようにしたり、掲示板を利用し、イベント等を積極的に開催することでコミュニケーションの円滑化にもご期待いただいています。

―　ありがとうございました。
　　それでは、最後に野村さんから一言お願いいたします。

ご紹介いただきましてありがとうございます。
社内の情報共有で悩んでいることありましたらご相談ください。
都内でしたらお伺いいたしますのでお気軽にどうぞ！

お問い合わせ→　nomura-fg@aipostyle.com

• グループウェア「アイポ」

前回の「はじめてのグループウェア。」では
グループウェアを導入するメリットについてお伝えいたしました。

実は、wikiには、まだ続きがあったのです。

近年では、インターネット・イントラネットの技術向上に伴い、ウェブブラウザ を使用したシステムが主流になっている。
このタイプはクライアント側が専用ソフトを必要としないため、ホストのみ設置すれば良く、初期投資が低く抑えられ、
クライアントのオペレーティングシステム (OS) を選ばないという利点がある。
提供方法は、オンプレミス型が中心だったが、現在はSaaS型の普及が浸透し始めている。

実際にグループウェアを導入する際には
ご利用環境に合わせた、２通りの導入方法があるのですね。

前回のwikiをここでカットした理由、それは、オンプレミス・・・

いつもサポートセンターでご案内している名前に置き換えると、
オンプレミス型というのは自社で管理・運用をする、インストール版のことだそうです。

ひとつ勉強になりました！
ですが今回は、いつも聞き（言い）慣れたインストール版と呼ばせてください。

それでは、SaaS(ASP)版と、インストール版
そのふたつのメリットについて違いを見ていきたいと思います。

◆　SaaS（ASP）版のメリット

　サーバにインストールをする必要がないので、インターネットを利用できる環境さえあれば、
　場所を選ばず利用がすることができます。

　また、ソフトはサーバーにインストールされているため、
　インストール時の設備投資やシステムの運用、メンテナンス、アップデートなど
　運用・保守の手間がかかりません。

　運用に専任の担当者を付けるよりも、安価で安定したサービスが提供されます。

◆　インストール版のメリット

　サーバを用意したり、ソフトを購入するなど
　導入時にかかるコストが把握しやすく、利用コストの削減が可能です。
 
　
　専門知識をお持ちの方が会社にいらっしゃる場合など
　会社様によってはSaaS版より低コストで運用できる場合もございます。

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会社様の規模や状況によって、かかるコストは異なりますため、
継続的に見て低コストで運用できるものはどちらか
ぜひ、インストール版とSaaS版をじっくりと比較していただき、
御社にぴったりなグループウェアをお選びいただけますと幸いでございます。

• グループウェア「アイポ」

グループウェア（Groupware または Collaborative software）とは、
企業など組織内のコンピュータネットワークを活用した情報共有のためのシステムソフトウェアである。
ネットワークに接続されたコンピュータ（のユーザー）同士で情報の交換や共有ができるようになっており、業務の効率化を目指したものである。

なんだか知らない言葉があってピンとこなかったので、となりにいる技術系の担当者に明確な説明を求めました。

グループウェアとは・・・
『パソコンや携帯電話から利用することができる、情報共有のためのソフトウェア』
とのこと。これはピンときました！

さらに
『スケジュール管理やワークフロー、Webメールといった通常業務に必要な機能だけでなく、
ブログやSNSの機能も持っており、社内コミュニケーションの活性化をお手伝いします。』
なるほど、グループウェアにはいろいろな可能性があるのですね。

そこで今回の、第一回目の『はじめてのグループウェア。』では、グループウェアの導入をご検討されているみなさまに、グループウェアの活用による具体的なメリットをいくつかご紹介させていただきたいと思います。

◆　複数人の一括スケジュール連携による、工数コストの削減

　これまで手帳やホワイトボードに記入していたスケジュールも、グループウェアに登録すれば紙やペンは必要ありません。

　ご自分のスケジュールの他、ユーザー全員のスケジュールもすぐに把握することができ複数人へのスケジュール登録も一括で行えますので、スケジュール調整や時間確認の手間が減り、業務効率の向上、工数コストの削減に繋がります。

◆　ビジネスチャンスや問題点をいつでも把握

　社内に情報を伝えたいときや意見を集めたいときなど社内ブログ機能や掲示板機能を利用すれば、離れたところからでもすぐにチェックすることができます。

　すばやく全員に情報が伝わるので多くの意見を集めることができ、またブログ機能を日報的に利用することで、潜在的な問題の発見と、その解決に繋がります。

◆　担当者に伝言メールを送信、即対応可能に

　外出中や席を外しているときでも携帯にメールが届けば、大切なお客様からいただいた伝言をタイムリーに受け取ることができます。

　外出先から電話をかけ直したりと瞬時に対応することができ、これまで使用していた伝言メモ用紙の必要がなくなるので散乱していたデスクの上もすっきりです。

いま、この記事を書きながら、すっきりなデスクを再確認しようとしたら
わたしのデスクにはお菓子の包み紙が散乱していました。。

今回ご紹介させていただいた活用シーンはほんの一部の活用例で、他にもグループウェアにできることはたくさんあります。

また次回以降も、グループウェアに関する情報をお届けできればと思っておりますので
よろしくお願い致します。

• グループウェア「アイポ」

はじめまして。
株式会社エイムラックの河原と申します。

無料グループウェア「アイポ」と「グループウェアSaaSアイポプラス」のサポートセンターを担当しております。

現在わたしが担当しているのは「アイポプラス」が主になりますが、数あるグループウェアの中からアイポにお声がけくださった皆様のお役に立てればと日々業務に励んでおります。

こちらのブログをご覧のみなさまの中にも、現在グループウェアをご利用の方が多くいらっしゃるのではないかと存じます。

わたし自身、グループウェアといえばアイポしか利用したことがなく、また、技術者ではないため、実際にグループウェアをご検討されていらっしゃる総務などのご担当者様と同じ目線で様々なグループウェアをご紹介できればと思っております。

グループウェアを現在ご利用でない方やご検討中の方にもご活用いただけるように、グループウェアを広めていきたいです！

ここまででわたしはグループウェアと何回言ったのでしょうか。

ちなみに、わたしがふだん多用しているカタカナの単語は、
「アイポ（プラス）」、「グループウェア」…「イケメン」　です！！

初心者で緊張しておりますが、みなさまどうぞよろしくお願い申し上げます。

• グループウェア「アイポ」