「プレゼン資料」と「説明資料」は別物。ではプレゼンで、説明資料配布はどうすればよい？
こちらに書きましたように、先日、勤務先で、「人前で話すのが苦手な人のための 実戦的 骨太プレゼンの心得」というテーマで、講演しました。
実はこのテーマ、自信がありました。
...というのは私自身、人前で話すのがとても苦手だからです。
実際、人前で話すのが苦手だという人は多いのですよね。
今回の講演でお伝えしたかったポイントは、「話が苦手でも、準備すれば、大丈夫」
このポイントをお伝えするために、下記4点について1時間で具体的にお話しさせていただきました。さらに今回は、それぞれのステップ用に作業用テンプレートも用意しました。
１．相手を理解し、ストーリーを作る
２．シンプル＋美しさが大事
３．プレゼンは、PDCAで育てる
４．バリュープロポジションを考えよう
講演後の質問で、先日の「朝カフェ次世代研究会」の大塚さん講演でも議論になった話が出ました。
「『プレゼン資料は簡潔で分かりやすく』は理解できた。しかし一方で、詳しい説明資料の配付も求められる。プレゼン資料に詳しい説明を書こうとするとどうしても煩雑。どうすればよいか？」
まったくご質問の通りで、「プレゼン資料と説明資料は、そもそも別物」と考えるべきなのですよね。
「プレゼン資料」は、プレゼンを行う人がプレゼンする際に、理解を促進するための道具です。必ずしも伝えたいことの全てを資料に記載する必要はありません。
「説明資料」は、それだけを読んで理解してもらうことが目的なので、必要なことは全部書く必要があります。
いくつかの対応方法があると思います。
その１：プレゼン資料とは別に、ワープロなどによる説明資料を配布する
最近の「朝カフェ次世代研究会」では、大塚さんと伊藤さんがこの方法でした。
また、田坂広志先生は、全て語りで講演をされますが、聴衆がメモすることで聴く集中力が途切れるのを防ぐために、事前に話すポイントをA4数枚のワープロ資料にまとめて配付しています。
その２：プレゼンを、詳しい説明資料で行う
リサーチ会社等が主催するセミナーなどで、多いパターンです。
高い参加料を払って参加している企業派遣の参加者の多くは、話を理解し、講演資料を会社に持ち帰って、同僚にフィードバックすることを目的に参加します。
そこで熟練リサーチャーになると、説明資料の中身は一切話さず、その資料のエッセンスと、理解を促進するための背景情報（調査で分かった具体的な顧客の実態など）を話します。
参加者は説明資料にその内容をメモることで、会社でフィードバックしやすくなるのですね。「おお、ちゃんと勉強してきているな」と上司に評価される訳です。
ただ、説明資料形式のチャートを使いつつ、そのチャートを読まずに、分かりやすく話すには、コンテンツを完璧に理解しておくことが大前提。専門知識に加えて、高度なプレゼンスキルも求められるので、上級者コースと言えるかもしれません。
そういうことで、説明資料棒読みに陥ってしまうケースもあるようですが、...これは避けたいですね。
その３：プレゼン資料をシンプルにしつつ、説明資料としても通用できるようにキーポイントを明記する
このような資料を作るのは大変ですが、本当はこのような形にするのが理想ですね。
私の場合、ナレーションもプレゼン資料に書いているので、可能な場合はナレーション付のパワーポイント資料をそのまま配布しています。
結局、「これがベスト」という回答はないので、ケースバイケースで対応していくことになるのでしょうね。