クライアントの言葉に傷つくことのあるSIの方や、SIの言葉に何か騙されているような気がしているクライアントの方へ

Notesの良さがよくわからない。。。

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ITmediaのブログでは、吉田さんとか松尾さんとか丸山さん竹内さん等(まだ他にもいらっしゃるような気がしますが)、Notesにとても造詣が深そうな方がいっぱいいらっしゃるので、読まれている方の中でもNotesに詳しい方多いのだろう、と思ったりしています。そこで、あえて素人ユーザー側の立場として挑戦的な(?)エントリーをさせてもらうことにしました(笑)
(ITの「次」が読めるビジネスブログ・メディアなのに、ITっぽいこと書いて無いなぁ、と思って・・・(苦笑))

で、Notesの良さって何ですか?

Notesに関しては自分は企画・開発側ではなくユーザー側なので、正直よくわからないんですよね。。。

というのも、我が社、正確には我が国内営業部門の場合、
・ほとんどの人のNotesの主たる使い道は、メールクライアントと商談室予約と会議室予約だけ
・一応、先進的ユーザーでスケジューラーと会議通知を使う程度
(・・・おいおい、それでどこが先進的だ!って気がしますが・・・)
・スケジューラーは自分達利用者のデフォルトは”非公開”
(したがって、部門間を跨っての他者のスケジュールはほぼ大抵見えないことの方が多いので、会議召集の際は結局人に確認・・・)
・Notesのメール発信時、変更不可設定で”受信確認”がついていて、外部に発信する時は”外して送信”がビジネスマナーなんでしょうけど、ついつい忘れてしまい失礼をしてしまうことが・・・。もしくは大多数の人はそれが失礼、とも気づいてなくて、自然とCS低下しているかもしれません。。。
・日本語メールプロフィール機能は使えるようになっていないので、大多数の人はメールの署名無しか、メールの署名をステイショナリーで作成するが、アーカイブを取るとステイショナリーごとお引越ししてしまう・・・。
等々、Notesをきっと”使い切れていない”し、今、使っているNotes環境にもとても”不満”があります

何より、2007年4月現在、自分の利用しているNotesクライアントは、

です。
(Notesのサーバー側とクライアント側のバージョン管理方法がどうなっているのかも知らないのですが、2004年春に会社から貸与されたPCにはこのNotesクライアントがインストールされていました)。

今どき?・・・なんでしょうね、やっぱり。

クライアント側が5.0ってことは、きっとサーバー側がいくらバージョンが上がったとしても、それなりの機能しか活かせないんでしょうね、とか思ったり。。。
(以前、代理店向け情報発信の仕組みがNotes上から記事エントリーをするようになっていたんですけど、改装にあたってWebベースのものに変わってしまいました。URLアドレスとかを見る限り、Dominoとかで動いている感じもなく・・・。そういう意味ではシステム部門もNotes離れしようとしているのかな?とか勘ぐったり・・・)
様々なネット上の記事を見ていて感じるのは、きっと
Notesって、EUCで先進的に情報共有やワークフロー、業務アプリ構築ができる、っていうのが”売り”なんだと思いますが、今の会社、および前の会社においても、結局エンドユーザーへの”開放”がなされないので、発展もしていない、という印象があります。
(※それでも、前の会社は利用者に向かっての研修教育メニューとかあったなぁ・・・そう言えば。今は聞いたことも無いぞ・・・)

ただ、それは、今度は逆に「鶏が先か?、卵が先か?」の関係に似ていて、仮にエンドユーザーが「何か、こういうものをしたい!Notesで実現できそうだ!やってみたい!」と思った、としても、それをエンドユーザー側が”独学”で実現するのではなく、結局”誰かに一から聞く”ことになるケースが多い訳で、で、こういうネガティブ・スパイラルが起きるのかな・・・と。

”誰かに一から聞く”
→”じゃあ、誰に聞く”
→”システム部門に聞く”
→”そんな面倒なことに付き合ってられない”
→”機能の開放なんかしなくて良い。本当に必要があるなら、スクラッチで俺らが作ってやるから、必要性を訴えて来い!”
→”作ってもらうなら、予算取るしかないか、もしくは、そんな面倒ならもういいや”
→”開発費確保してスクラッチ開発”
→”維持工数かかるから新規抑制気味”
・・・。

結局、Notesっていう便利(であるはずの)ツールを導入している以上、それを自社の利用目的に照らし合わせた上で使える部分は全部使えるようにすべきでしょうし、その使い道にあたっての利用者啓蒙や利用者に対してのコンサルティングができるシステム部門となって欲しいし、逆にSIの方には「そうで然るべし」じゃ無い?と利用企業コンサルティング(正確には、システム部門への教育・啓蒙?)ができる状態で居ていただきたいな、と思います。

・・・SIの方にとってはあまり”銭”になりそうな気があまりしませんが・・・(苦笑)

当然、ユーザー部門である我々もきちんと判断・活用できる目や技量を養っていかなくてはいけない、と思いますが。

だからですかねぇ、正直、Notes8の世界って、うちなんかから見ると、「完全なる別世界」のような気がします。

と、自分がこんなことを書いている時点で、うちの情報化レベルはもの凄く低いのかもしれませんが・・・。

なんであらためてこういうことを書こう、としたか、というと、(先般のエントリーにも書いた)自分の新たな仕事において、いくつか存在する課題の解決にあたり、”インフラ面で何かできないか?”を実現するのに、Notesで余裕でできるんじゃ無いか?と思うことがあるのですが、Notesの(おぼろげでも)全貌が全くわからないもんですから、イラっと来て・・・もとい、何がネックなんだ?とか考えていると書かざるを得ない、というか・・・。

「次」に進むためには、”現状とのギャップ”をいかに埋めるか?も取り上げていただきたいな、と。
(おーっと、強引に『ITの「次」が読めるビジネスブログ・メディア』につなげたぞ・・・(苦笑))

是非Notesエバンジェリストの方々、よろしくお願いいたします。
(結局、他人任せかい!(苦笑))

※1:今回のエントリーにおけるうちの会社の利用システムに対する印象はあくまで個人的な感想です。会社を代表して言っている訳ではありません。会社名を書いていませんが、一部の方には知れているので。。。
※2:前述の、以前NotesベースだったアプリケーションがWebベースへ改築された件、素人判断では、ユーザー認証をTivoli Access Managerベースにしたかったから、もあるのかな?とか思ったりするんですが、NotesだってTAMとの連携ぐらいできますよねぇ・・・よくわかって無いから勝手言ってますが。。。
※3:開発側の人のモチベーション、として、何か”アプリ依存”のものを覚えるよりも、やっぱ一般的なJSPやらServletやらせめて”Flash”とかの方が良い、とか言うのもあったりする?とか勘ぐったり。。。
※4:自分は”ヒラヒラの平社員”なもんで、予算とか自由に使う権限はありません。でも、「妹尾は何したい、と思ってるのさ。Notesでできる・できないぐらいはタダで判断してやっても良いぞ」という心優しい方居られましたら(笑)併せて募集させていただきます。よろしくお願い申し上げます。

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Comment(16)

コメント

Notes5ですか……。
確かに6や7では機能がよくなったといえます。しかしノーツらしさは失われておりませんので、必ずしもバージョンアップが妹尾さんの心の曇りを晴らすものではないかと思います。
私の憶測ではありますが、Notesって色々なSIerが「とりあえず」で入れたケースがすごく多いんじゃないかと思います。そのまま入れるだけでメール・掲示板・会議室予約のようなものは動きます。「とりあえず」で使ってもらった上で要望を調査し、必要なものを開発していきましょう、というスタイルです。これはSIerの怠慢です。ゴール設定が適当では全体の目的が見えないままだらだらと開発が進み、似たようなDBがごろごろと転がるありふれた光景を作り出す元凶となります。基幹系システムじゃないものは全部Notesに任せてしまえ、となるとDominoサーバ君が右へ行ったり左へ行ったりとかわいそうな思いをするわけです。
Notesは長い歴史と実績を持ち、相当な工数で磨き上げられた優秀なソフトウェアであることは間違いありません。簡易かつ厳密なアクセス制御を文書ごとに実施することなどはNotesでしかできないことです。内部統制というのが最近の流行ですが、こういうのはNotesの得意とするところですね。
しかしそのような『Notesでしかできないこと=業務上実現できないと困る課題』と言えるかというとそうでないケースがたくさんあります。
そのような「あってもつかわねーよ」という機能が多すぎるという不満は「機能削ってライセンス安くしてよ」という方向に噴出します。最近はweb系のイントラパッケージシステムが安いですからね。ということでどんどこNotesが撤去されているという現状のようです。
web系のシステムはパッケージそのままだと安いですがカスタムにお金がかかります。また、監査だとか内部統制だとかを考えると急激にコストが跳ね上がったりします。そのあたりのところは我々SEも注意深く動向を見守っていかねばなりませんね。

Notesの良さですか・・・私は,なんとでもできるところと思います.
ただ,当然ソフトウェアには向き,不向きはあるので,Notesが不向きな分野に使おうと思うと,何らかの運用上の無理が生じたり,相当がんばって作り込まないとできないのも事実です.(がんばればできる可能性が高いのも事実.)
そのあたりを考えられる範囲が広いソフトウェアだと思います.

せのおさん
 逆にどのような時にNotesの良さを感じるのか?を考えると、「こんなふうに情報共有をしたい」「様々な情報を集めてこんなふうに見たい」と、どなたかが真剣に考えて、「とりあえず始めて、少しずつ良くしたい」と始めようとした時だと思います。
 実現の仕方としては、SIerやIS部門に頼んでも、EUCでやっても、その組み合わせでもいいと思いますが、ツールとしてはNotesしかありません。
 情報共有や文書系のプロセス構築を本気で取り組んできた多くの企業のノウハウ、アイディアが凝縮されていますので、「こうしたい」と考えたときには、何らかの形で答えが提供できる機能があると考えてみてください。
 Notes8やリッチクライアントは、その延長線上にあるものですから、あまり意識せずに「こうしたい」を考えた上で、Notes8・7でなければ実現できない部分があれば、バージョンアップされるといいでしょう。(といってもR5ではなく、せめて6.5にしてほしい)

>yoheiさま

コメントありがとうございました。
>Notes5ですか……。
あ、やっぱ古過ぎるんだ(笑)いや、でもシステム部門の一部の人間を除いて、うちの会社(見渡せる限りは)みんなR5ですよ、クライアント(笑)
>Notesって色々なSIerが「とりあえず」で入れたケースがすごく多いんじゃないかと思います。
自分もそんな気がしています。その時の流行、ってありますよね?自分が社会人になり始めの1993年辺りは、「マルチメディア」と「Visual Basic」でした。その後「本格データベース」、「インターネット」、「Windows95」、「Office」云々と進んでいく中で「情報共有」っていうキーワードも何か流行りのようにとらえられていたような気がします。個人的にはNotesとの付き合い(と言っても単なるユーザーですが)はもうかれこれ8年ぐらいで、それは前の会社時代から。前の会社ではR4.6で、今の会社に入った最初のPCでもR4.6だったので、ユーザビリティ等違和感無く受け入れられました。が、世の中の記事を見る限り、うちの会社の使い方は、きっとNotesを”殺してしまっている”ように思います。それはどこに問題があるのか?、Notesが高尚過ぎるのか、(会社全体の統制を含めて)自分達に問題があるのか、いい加減そろそろ見極めないといけないのでは無いか、と思っています。

>松尾さま

あ、反応していただけた(笑)ありがとうございました。
以前に、(ポテトチップスで有名な)カルビーのシステム部門の方の講演を聞いたのですが(IBMさん主催の分)、いわゆるマネジメントダッシュボードを(バックエンドは別にして)フロントのインターフェースとしてNotesで実現している、というのを聞いて、「へぇ~、そんなこともできるんだ」と思ったことがあります。当然各部門によって見定めるべきKPIも違う訳であって、それがNotesの認証によってそれぞれが必要なグラフとして9分割で表示される・・・とか。個人的にはある単一のアプリケーションに固執して何かを実現しよう、とする必要は無い、と思っているのですが、今のうちの場合は、固執しなさ過ぎ、というか無秩序過ぎ、というか・・・。という訳でNotesくんはとてもかわいそうな扱いを受けているのですが、圧倒的大多数のユーザー側においてはそのポテンシャルも測れない状況なのです。。。

>吉田さま
どうもです。・・・吉田さんにも反応されちゃった(笑)ありがとうございました。
最近、「情報共有」って何なのだろう、とあらためて考えさせられることが多くて悩んでいます。自分の仕事が、とある集団における「情報共有」を実現できるようにする(非システム部分を含んだ)仕組みづくりになったのですが、ある人の”共有レベル”は共有すべき相手にとっても”共有レベル”を満たす内容なのか、わかるようになるレベルに達した記述方法なのか、そもそも共有する必要性は何を実現したいからなのか、等非常に初歩的なところから振り戻って検討しています。
その中、自分がターゲットとしている共有対象者において、一番マジョリティを持って利用されている(利用せざるを得ない)アプリケーションがNotesである反面、それぞれ役割機能が日常メインに利用している情報保管箱は(単なるファイルサーバーも含め)てんでバラバラな状態、というのがうちの今の現状です。インフラさえ揃えば全てが解決する、とはとても思えませんが、インフラとそれを活用するためのルールづくりを実現できて初めて「情報共有」「情報活用」が実現できるのでは?と考えているのですが、そこのヒントとしてNotesって果たしてどこまでできるの?というのは理解しておきたいな・・・と。ユーザー部門なんでシステム構築方法の選定権限は一切与えられていないのですが、できもしないことを提案することも避けたいので。その割にNotesでこんなことが新しくできるようになりました!っていう記事はよく見るのですが、(もう今更だから、なんでしょうけど)基本機能はこうなんですよ、をユーザー側の立場で理解できるものって少ない気がしたもんで、ついついこんなエントリーをしてしまいました。。。

ノーツって自転車で例えると”MTB”なんですよ。っといきなり、変な例えですけど。じゃあWEBベースの他製品は補助輪付の自転車なんだと思います。
最初は難しいMTB、舗装路でもやっと乗りこなせる。でも補助輪付なら舗装路はすいすい走れる。この差なんでしょうね。でも自転車乗るのに教習所通ったり、個人レッスン受けたりしませんよね。転んで、立ち上がり、ある瞬間乗りこなせて、そこからどんな場所でもいけるようになる。MTBなた悪路でも行けますよ。私はノーツってそう言うもんなんだと思っています。ノーツで開発するのにお金をかける必要はありません。自分でがんばりましょうよ。一点だけこの話に矛盾があるのは、”開発=デザイナーライセンス”が必要でこれが”すごく高いんですよね”私は一生この世界にいる間は、デザイナーの無償化を、インターナショナルなビジネスマシンの会社にうったえ、続けますね!
情報共有とかナレッジとか言葉が先行していますが、現場の知恵を具現化して、それを流通させる事が重要だと思いますよ。現場で作って、それをプロの目で改善してあげる。そんな社風ができたら、ノーツはどんどん広がると思います。
だってノーツって意外と何でもできちゃうんですよね!まあ無理してノーツだけにこだわる必要ないけど、自分の仕事の手助けになるDBはどんどん作りましょう。どんなにDBが増殖してもITシステム全体に影響与えるDBなんかそんなに無いと思いますよ!
ちょっと変なコメントでした>

ノーツ村(オルタナ)の中でNotesの議論をするのはとても勇気がいること(爆)ですが、しゃしゃり出てみました。
 何人かの人からノーツはなんでも出来るという指摘が出ていますが、最近の私の評価と選択肢は
・とりあえずグループウェア何か入れろといわれたらNotesかサイボウズ
・情報共有したい!けど目的はない(あるいは曖昧)。結局過去にどこかで聞いたことを真似するだけとか、一過性な情報共有はしかの治療の為ならNotes
・目的が明確で情報共有するモノやそのゴールがはっきりしているのなら、それに特化したツールを導入
・目的だけは明確だけどゴールが不明確か遠大な計画で試行錯誤を長期にやりたいのなら標準的なWebを使って作り込んで行く
という感じです。
 Notesで何でも出来る時代はすでに終わっていると思います。だってNotesのコンセプトって数年前のものですよ。それにNotesで何でも出来るなら、今頃新しい製品など出す必要が無く、吉田さんがブログやSNSのマーケティングをする必要は無いはずです(笑)
 あと、少なくともNotesとWeb系システムを連携させるの一苦労と思ったほうが良いです。例えばWebSphereとNotesとTivoliなんてのは別の会社の製品だと思って繋がらないのが前提だと思ったほうが後で楽です。
 話がそれましたが、でもNotesの場合データベースをテンプレートから簡単にコピーして文書を貼り込んでいくだけとかそういうのは簡単なので、やりたいことがファイル共有の延長ならNotesでやるのが最も手っ取り早いです。いまNotesが入っているならさらに。
 まあ、最終的には当たり前の事ですが、「やりたいこと」「実現したいゴール」を明確にしてそれにあわせてツールを選ぶのが王道です。数年前のベストプラクティスとして選んだ製品にひきづられて今の戦略が狭められるというのは、おかしな話でしょう。
#あと、なぜNotesが活用されなかったかの分析を忘れずにやっておくと良いと思いますよ。

>丸山さま
はじめまして。この度はコメントありがとうございました。
>”開発=デザイナーライセンス”が必要でこれが”すごく高いんですよね”私は一生この世界にいる間は、デザイナーの無償化を、インターナショナルなビジネスマシンの会社にうったえ、続けますね!
あ、そうなんですか?実はライセンスの体系そのものもよくわかっていない、という。。。そうなんだ、開発ライセンスが高いんだ。。。
(是非、国際的仕事機械の方にはそのあたりもご検討いただいて・・・ですって、吉田さん(笑))
なるほど、MTBか。。。
この時、MTBの乗りこなし的熟練が必要なのは、まずとっかかりの構築や日常の運用をするシステム部門の方なのか、それとも日常的なものとして自らの業務に活用すべき業務部門の方なのか、それともどちらもなのか・・・。ぺたーっと推奨インストール(・・・なんてものがNotesにあるのかどうかわかりませんが)だけしておいて、後は必要があったら自分で作れよ、業務部門!であれば、ある面、自らの創意工夫で業務部門はがんばるでしょうけど、全体統制、EA的な観点からはとんでも無いことになるかもしれません。しかしだからといって制限ありきでは進むものも進まないよなぁ・・・と。でも、きっと自らブレークスルーしていくしか無いんでしょうね。

>Yoshikawaさま

どうもです。ご無沙汰してます。コメントありがとうございました。
>ノーツ村(オルタナ)の中でNotesの議論をするのはとても勇気がいること(爆)ですが・・・
あ、やっぱりそうなんですか?(笑)何か詳しそうな方が多いな・・・と、自分もエントリー時考えたのですが、まぁ素人なんでごまめ(←関西地方でノーカウントの意。あれ?ちょっと違う?まぁいいや)で大目に見てくれるかな・・・と。
Yoshikawaさんが書いていただいたような選択肢のうち、今、何だかわからないうちに全てのパターンが居るんですよね、これが・・・。イコール、結局目的やゴールが全くもって不明確なのかもしれません。「おいおい、誰やねん、こんな状態にしたのは!」と言いたい所ですが、犯人探ししていても前に進まないので、逆にあるものは資源、と割り切ってとりあえず考えてみようか、と。ただ情けないことに、以前Yoshikawaさんは、http://blogs.itmedia.co.jp/knowledge/2006/06/notes_3fce.html
の記事にてNotesの実力値から見た限界点を記述されておられましたが、妹尾はNotesの実力値そのものがわかっている訳では無いので、今後どのようにアプローチするべきか?をちょっと悩んでました。
>「やりたいこと」「実現したいゴール」を明確にしてそれにあわせてツールを選ぶのが王道です。数年前のベストプラクティスとして選んだ製品にひきづられて今の戦略が狭められるというのは、おかしな話でしょう。
>#あと、なぜNotesが活用されなかったかの分析を忘れずにやっておくと良いと思いますよ。
そうなんですよね。まずは「やりたいこと」と「実現したいこと」を誰にでもわかる形で明確化することなんでしょうね。こうして自分がNotesを使ってこうできないか?という質問を投げ掛けるにあたっても、やっぱり多数の人を巻き込んで情報を共有していかなくてはいけないので。早いとこまとめて、多方面に投げ掛けた結果をまたUPしたい、と思います。

ほぼ、Notes専門の業務ばかりやってるNAT33と申す者です。

>結局エンドユーザーへの”開放”がなされないので、発展もしていない、という印象があります。

開放するということは、エンドユーザーに自由に開発をやらせろという意味だと思うのですが、それやると一夜にして不具合の塊と化すと思います。Notesの管理をしている立場から言わせていただくと、そこまでユーザーを信用するわけにはいかないのです。

プラットフォームとしてのDominoを否定はしませんし、その証拠にR4.5まではクライアントと開発環境が一緒くたになっていて、まさにユーザー自らが開発することを前提にしていた節もあったのですが、R5以降はクライアントと開発環境とは別アプリに分離していて、ユーザーに作らせるという思想は無くなったとも言えます。

そこを自由度の無さと考えるのは勝手ですが、プラットフォーム以前にサーバーとしての安定性を考慮すると、ある程度のスキルがないと開発をするのは止めていただきたいですし、本番環境でのトライアンドエラーは非常識だとも言えるのでは?

どうしても、開発をやってスキルをというのであれば、ローカルにDBを作ってみては?と思います。それであれば、デザイナーさえ入れてあれば、スタンドアローンのトライアンドエラーが出来るはずです。

また誤解が多くてほんと嫌になるのですが、Notesのメールテンプレートなどの付属テンプレートの出来だけでNotesを語らないで欲しいです。もし、カスタマイズやフルスクラッチによる開発をやっていないのだとすると、それはそちらのDominoの管理側の問題であって、Dominoそれ自体の問題ではありません。

>NAT33さま
コメントありがとうございました。
>Notesの管理をしている立場から言わせていただくと、そこまでユーザーを信用するわけにはいかないのです。
>どうしても、開発をやってスキルをというのであれば、ローカルにDBを作ってみては?と思います。それであれば、デザイナーさえ入れてあれば、スタンドアローンのトライアンドエラーが出来るはずです。
それはごもっともだ、と思います。ただ、ご理解いただきたいのは、別にユーザー側として、いや、正確には妹尾としては、別に開発をしたい訳ではなく、情報共有を行うための道具として、安価にやりたいことを実現したいだけなのです。この時、自分達は日常利用しているOA環境の中にNotesが既にあるのですが、そのNotesでまず実現しよう(またはNotesを勉強しよう)、としない自分達の怠慢なのか、Notesではせっかくできるポテンシャルがあるのに某かの制限によってできなくなっているのか、そこがよくわからない、というのが弊社自部門における自分の感想です。ですから、NAT33さんが書かれているとおり、まさに、「それはそちらのDominoの管理側の問題」なのでしょう。ちなみに、自分はNotesにどんなテンプレートが装備されているかも知りません。あくまでNotesを利用しているユーザーなので。もし、それでも、「Notesを語っている」印象を与えてしまった、としたら、それは自分の望む所ではありません。すみません。

NAT33

>この時、自分達は日常利用しているOA環境の中にNotesが既にあるのですが、
>そのNotesでまず実現しよう(またはNotesを勉強しよう)、としない自分達
>の怠慢なのか、Notesではせっかくできるポテンシャルがあるのに某かの制限
>によってできなくなっているのか、そこがよくわからない、というのが
>弊社自部門における自分の感想です。

辛辣になってしまいますが、その前に、どうのように業務を変えたいのか?が明確になっていないと何を使っても上手くいかないと思いますけどね。

まず先にNotesありきではなく、何をしたいのか?が先でないと、結局は使いにくいNotesDBが出来上がるだけになってしまう可能性が高いと思います。

おまけに開発を請け負う側にしても、そうでなければ要件定義すら出来ないと思いますよ。漠然とNotesがあるから活用してくれと言われても途方に暮れるだけ。

個人的にはシステムの管理側とミーティングでも開いて、「どこまで出来るの?」とヒアリングから始めた方が良いのでは?と考えますけどね。ポテンシャルうんぬんにしても、自力でやる気がないのなら(自分で実装する気がないのなら)、そりゃもう管理側のお仕事なのでは?

>NAT33さま
再度のコメントありがとうございました。
>その前に、どうのように業務を変えたいのか?が明確になっていないと何を使っても上手くいかないと思いますけどね。
>個人的にはシステムの管理側とミーティングでも開いて、「どこまで出来るの?」とヒアリングから始めた方が良いのでは?と考えますけどね。
おっしゃるとおり、と思います。早速明日、業務要件を書いて、相談できそうな所を探して話してみたい、と思います。

>今、何だかわからないうちに全てのパターンが居るんですよね、これが・・・。イコール、結局目的やゴールが全くもって不明確なのかもしれません
 うーん。私も仕事上最近何社もNotesを基盤にしている会社から今後どうするかという相談を受けて話をしていますが、正直なところ昨今の情報システム部門にこうした情報系システムのビックピクチャーというかあるべき論を考えることのできる人材がほとんどいないようなんですよね。元々基幹系のシステムに人材を優先的に投入してきたからか永年情報システム部門にいて現場の業務をしらないからなのか、ベンダーのプロモーション戦略にのってどのツールならコレができる、最近はBlogやSNSなどの双方性コミュニケーションがはやりだ、とかそういう表層的な事しか話が出来ない人が非常に多いんです。もっとも情報系というのは元々非常に範囲が広いはずなんですが、彼らのこれまでの担当はメールやイントラWebなどのごく一部のコンテンツ、しかもそのインフラ部分だけしか見ないというスタンスだったりしますから、あるべき論なんてこれまでの意識の範囲外での話であることもあるのでしょうけど・・(最も、だから我々のようなコンサルタントが食べていけるのであまり文句を言える立場ではありませんが・・)
 とりあえずはせのおさんが書かれているように業務要件を出してそれをベースに議論を進めるやり方が良いと思いますよ。とりあえずやりたいことを全部一覧に紙に書き出してみて、その後それらの分類、因果関係分析、実現阻害要因の洗い出し、実現コストの比較、優先順位付けという作業を踏むのが一般的です。
 最初はたぶん紙に書ききれないほど項目出てくると思いますが、それらには今のメールへの不満やスケジューラーの使い勝手といったシステム的課題の話から、コミュニケーションのタイミングとか情報の見せ方といった情報流通の話、コンテンツの蓄積や見直しから分類・関連づけといった情報蓄積の話までが全部ごちゃまぜになっているはずなんで、それらをいくつかのフレームワークを使って整理すると、主目的やゴールが明確になってくるはずです。

>yoshikawaさま
再度のコメントありがとうございました。
こちらも「鶏が先か?、卵が先か?」のような気がするのですが、ユーザー側・開発側共に、やっぱり情報系より業務系の方にまず重きを置いて、という所は正直あったような気がします。メンツ的に・・・。ただ、そういった過去を脱ぎ捨てなければいけない今日この頃だ、と思うので、現状打破も兼ねて自分の主目的達成のために、どこまでできるか、も含め、多方面への投げ掛けを行っていこう、と思います。

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