会議に発言もしない人がぞろぞろ出席することに意味はあるのか

「忙しいプロジェクト」になると、やたら会議も多い上に出席者が多数になる傾向もみられます。

ただ、会議は議論を戦わせる人たちだけが出席すればいいわけではなく、いわゆる陪席してその場で討議する人たちの発言や提示された資料を確認することに結構意味もあったりします。

たとえ発言しない人がぞろぞろいても、

収集つかない議論になったときにピシッと纏めることのできる上長や、

その議論の結論＋討議の経緯・背景を知っておくべき関係者、

のちのちその結論に従い進めていった結果を評価するときに客観的に意見がいえるコンサルタントのような第3者が、

陪席していることは、考え方と会議進行・準備の工夫をちゃんとやれば、無駄ではありません。

むしろ、小会議化を推進しすぎて、各会議の議決事項や議事内容の連携、各出席者同士での連携、そういう事前事後のコミュニケーションをかえって煩雑にしてしまうことで、伝達ミスがおきたり報知がタイムリーでなくなったりと、非効率がおきることもあります。「小会議化」は以前もエントリーしたように関係者を減らすのではなく「会議時間を短く効率化する」ことだと思うのです。

なので、表題の点については、意味はあると私は思ってます。あとは会議の進行主体がどれだけ会議の中で重要な伝達事項、共有情報を、明確に各自へ報知し、依頼や指示について的確に周知徹底できるか、その辺テクニックが駆使されればいいのですが・・・

たくさんプロジェクトをみてきた中で、好き嫌いや癖のような特性もふまえて、効果的な会議体の定義と効率的な運営についてできるだけそのプロジェクトにとって最適に近づくように調整してみるのですが、どうしてこれがなかなか、効果や効率が想定通りに継続しないんですよねー（苦笑）。難しい・・・